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経理業務へのRPA導入によるメリット・デメリット ~導入事例を踏まえて~

2018.10.04

目次

 

 

 

□ RPAとは

 

最近ではよく「RPA」というワードを耳にすることが増えてきました。

 

市場規模も年々上昇しているのがその要因にもなっているかと思います。

 

 

では、そもそも「RPA」とは何なのか、一言でいえば、「ロボ化」です。

 

これまで人が行ってきた業務を自動化、つまりロボットに代わりに行ってもらう

ということです。

 

 

 

□ RPA導入による仕事の展望

 

いろいろな著書でもこれからの時代において人が必要でなくなる職業ランキングなどが紹介されています。

 

どの著書のランキングをみても常に上位にランクインしているのが

税理士会計士そして、経理業務です。

 

 

 

□ 導入したい経営層、導入したくない現場

 

こんな今後の展望を聞くと会計業界で働いている方や

日常的に仕訳を手作業していた方にとっては耳が痛い話題なのはよく分かります。

 

 

「RPAを導入すると効率が上がる、便利だ、絶対に導入するべきだ」

 

 

こう思われるのは、経営者の方や管理監督者といったマネジメント層の方かと思います。

 

人件費が削減できるヒューマンエラーによる間違いが減るなど、

経営層にとっては願ってもないことが多く叶えられるのですから。

 

 

 

ですが、現場で実際に手作業をしている方や

プレイングマネージャーといった方にとっての効率化、利便性というのは「恐怖」が先にくるかと思います。

 

 

それは、

 

「もし効率化のためにRPAが導入されれば、仕事がなくなるかもしれない」

 

と誰しもが考えるからです。

 

そのため、導入をしたい経営層と導入したくない現場での意思疎通ができずに

なかなか導入するまでに行きつかないという悩みを抱える企業や経営者の方も多いのではないでしょうか。

 

 

 

□ RPA導入のメリット

 

では、RPA導入のメリットやデメリットについて、ご紹介させて頂きます。

 

メリットは上記でも述べさせて頂いたところではありますが、

やはり効率向上による人件費の削減が大きなメリットだといえます。

 

 

大半の企業にとって人件費というのは

経費全体の中でもそれなりに大きな比率を占めているのではないかと思います。

 

管理部門は当然のことながら売上を上げなければ、

利益を生み出す部門ではありません。

 

 

 

また、人の手によって行われる業務というのはミスがつきものです。

 

そのためにダブルチェック、時にはトリプルチェックを行ってミスすることを未然に防ぐのは、

どんな仕事でもそうですが当然の予防策であるかと思います。

 

ですが、RPAによる自動化を行えば、これまで起こっていたヒューマンエラーはなくなります。

 

後述しますが、

メンテナンスは必要ですが、これまでの「ミスありきのチェック」は無くなるのです。

 

 

繰り返しますが、RPA最大のメリットは「効率化による人件費削減と正確さ」です。

 

 

 

□ RPA導入のデメリット

 

では、デメリットについてもご説明させて頂きます。

 

RPAのデメリットは何といっても導入するために必要不可欠なシステム構築です。

 

 

なかなか、自社でシステム構築から開発までを完結するのは難しいと思います。

 

そのため、アウトソーシングによるシステム開発を余儀なくされるため、

一時的な費用がどうしても発生します。

 

どういったシステム構築をするかによってではありますが、

まとまった資金が必要になるのは避けられません。

 

 

また、開発したシステムを自社で保有するのか、

保有せずにランニング費用を払いながらの運用するのか。といった選択もすることになります。

 

 

もう一点デメリットとして挙げられるのが、

システム構築するためには「人」が不可欠という点です。

 

 

システム構築が完了してしまえば、自動的に仕事は進みますが、

 

「どの仕事をどのような手順で最終的にどう完了させるのか」

 

というプロセスを考えるのは人なのです。

 

 

その点をクリアできるだけのシステムに強い人材が現場レベルにいるか

という点も導入するにあたってのデメリットといえるのではないかと思います。

 

 

ですが、費用的な問題、人的な問題さえクリアできるのであれば

デメリットと呼べる障害はないと言えます。

 

 

 

□ 導入事例を踏まえた経理効率化

 

RPA導入による経理業務の効率が実際にどのように行われたのかをご紹介致します。

 

 

今回ご紹介する事例の企業は

日々の経理業務に膨大な人件費とヒューマンエラーをチェックするために多くの時間を掛けていました。

 

多くの時間を掛けてるためのその人件費と

何重のチェックをしてもどうしても防げないミスに対して、どうにかしたいと思っていました。

 

 

そこで、外注によるRPAの開発導入に踏み出しました。

 

その企業では、外注先からライセンス使用するという

ランニング費用を月々支払うことでRPA導入する運用形態を選択しました。

 

もちろん、どんな業務でもRPAによる自動化が可能になるという訳ではありませんので、

「単純作業」を抽出し、部分的な自動化から取り掛かりました。

 

 

具体的には、「画一的なデータを毎回同じように加工する」といった、考える必要がない作業です。

 

 

この企業では、多店舗展開をしている事業を行っていることから、

各店舗からの売上データや仕入データ、経費データ

に至るまでを毎日手作業で会計システムへ入力をしていました。

 

その作業は店舗からあがってきた部分的なデータを

会計システムへ取り込めるようにするといったものです。

 

これだけを聞くとそれほど大変な作業ではないように聞こえるかもしれませんが、

毎日の作業となるとその作業量は膨大なものになっていました。

 

数万行のエクセルデータを加工するのですから、時間もエラーもあります。

 

その作業を人ではなく、RPAにより自動化することにより、

それまで手作業していた作業がなくなることになり、

会計データに取り込まれた最終チェックをするだけでよくなったのです。

 

 

毎日3時間掛かっていた作業が、始業開始する時点では既に出来上がっているのです。

 

そしてイレギュラーなことがない限りは100%の完成度で出来上がっていました。

 

 

RPA導入によりこれまで手作業をしていた時間は

自動化できない作業に多く費やすことが可能となりました。

 

 

この企業では人件費そのものを大きく削減させることが目的ではなく、

膨大な単純作業を自動化することによって、ヒューマンエラーを無くすことでした。

 

ですが、結果として、ヒューマンエラーを無くすということは、

これまで間違いに対し、その修正するための時間と人件費を削減することに大きく影響を与える要因となりました。

 

 

それまで要していた、残業代は大幅に削減をすることができ、

現場スタッフにとっても残業時間が減れば、生活が豊かになり、明日の労働への活力になる。

 

こういった好循環も副産物的に生まれたのです。

 

そして、何よりも大きなRPA導入効果は、

単純作業を行う時間を「人」にしかできない業務に傾けることができるようになったことです。

 

 

これこそが何よりも生産性を向上させ、

悪循環だった業務から脱却することができることに繋がったのです。

 

 

現在もこの企業では、RPA化できる作業については常に開発し続けています。

ゆくゆくは仕訳の入力についてRPA化することを視野にいれています。

 

 

 

□ RPAと人の共存

 

最後に、「RPA」と「人」の関係性について、どうあるべきかを述べたいと思います。

 

冒頭にも申し上げましたが、RPAの導入をしたい経営層と現場レベルの意見の対立

というのはどうしても解消できない企業が多くあるのではと思います。

 

その対立は何故発生してしまうのか。

 

それは、今ある仕事がなくなったら仕事自体がなくなってしまうのではないか

と思う現場スタッフの意識が原因です。

 

 

その意識改革をすることがRPA導入するにあたっての第一条件だと考えられます。

 

ただ、単純にRPAを導入し、業務を自動化します。

と経営者が伝えてもその本位は現場スタッフには届きません。

 

 

導入事例でもありましたが、RPA導入により単純作業を自動化できた際には

「人」が行うべき、あるべき仕事に時間を費やすことができるようになるのです。

 

 

今後、まだまだ成長するであろうAIテクノロジーにより、

単純作業はさらに自動化への道を歩みます。

 

その中で、「人」はどう変化し、成長していかなければならないのか

を考えなければならない時期が目の前まで来ているのかもしれません。

 

それを経営層の方をはじめ、現場スタッフへも浸透させていかなければ、

今後我々、人間の仕事はなくなっていく一方になるかと思います。

 

そのキッカケとしてRPA導入を検討されるのも、

それは企業を良い方向へと向かわせてくれるのではないかと強く思います。

 

 

AIの生産領域と人間の生産領域」、今からでも考えておかなければ

時代の波に取り残されてしまうことになってしまうかもしれません。

 

 

 

 

【RPA業界必見!!】大手外食企業におけるRPA導入事例

2018.09.28

 

<目次>

 

■大手外食企業が進める“働き方改革”

 

■RPA導入に向けた調査開始

 

■RPA導入の流れ

 

■RPA導入実績のまとめ

 

■RPA導入に関する所感

 

■まとめ

 

 

 

 

 

働き方改革」という言葉はニュースでも盛んに流れています。

そして、多くの企業でも「働き方改革」を旗印に、様々な施策が動いています。

 

某大手外食企業における「働き方改革」プロジェクトの中で、

実際に導入されたRPAの事例を軸に紹介していきたいと思います。

 

 

 

 

■大手外食企業が進める“働き方改革”

 

●社会全体が人手不足

 

2018年現在、社会は空前の人手不足と言われています。その理由の1つに少子高齢化があります。

 

 

(出典)国立社会保障・人口問題研究所

 

 

図を見ると、2010年以降急速に生産人口が減っていることがわかります。

 

つまり、働く人が減っているのです。

 

そして、2018年現在の好景気(諸説ありますが)という要因もあり、

企業は人の採用が難しくなっている現状があります。

 

 

 

●外食ってブラック?

 

外食業界は、他の業界と比較しても、人手不足感は際立っています。

労働集約型産業の代表的な業界ということもありますが、

給料が安い」「労働時間が長い」「休めない

というイメージがあることも原因の1つです。

 

 

給料が安い」ことは、今回のプロジェクトの対応範疇外ですが、

後の2つをどうにか改善する必要があります。

 

実際問題、「給料が安い」はイメージ先行かもしれません。

高くはないかもしれませんが、大手外食チェ-ンの正社員であれば、問題なく家族を養えます。

 

 

 

●外食業界のもう1つの問題点

 

外食業界のもう1つの問題点は、大手含めて利益率が少ない会社が多いということです。

 

 

(出典)StockClip「国内外食産業の業績ランキング」

 

 

売上高順に並んだランキングですが、

大手外食チェーンは軒並み1桁台の利益率だということがわかります。

 

この為、社員を安易に増やせる状況ではなく、

その少ない正社員と多くのアルバイトやパートなどの非正規人材によって成り立っている現状の中、

その少ない正社員は、事務作業などの非付加価値業務に追われているという現状があります。

 

 

前置きが長くなってしまいましたが、

 

・外食産業は人手不足だが、給与を高く設定することが困難な為、採用難である。

・社員には仕事の負荷が重くのしかかっている。

 

上記を改善させるべく、今回のプロジェクトが始まりました。

※このプロジェクトの内、RPA導入に関するシーンを切り取っています。

 

 

 

 

■RPA導入に向けた調査開始

 

●店舗はどれだけ事務作業をしているのか?

 

シフトの作成、レジ締め作業、本部への売上報告書の作成、クレーム報告書、発注作業

 

など多数の事務作業があります。

1日の内、3割が事務作業という結果でした。

 

 

 

●本社(本部)は売上や入金をどのように確認しているのか?

 

売上といっても、現金以外に金券(ギフト券、商品券、株主優待券など)・クレジット・電子マネー

といった売掛が多種に渡ります。

専属の社員を多数用いて、既存のシステムとエクセルで日々確認しています。

 

 

 

 

■RPA導入の流れ

 

●業務フローの確認と現場ヒアリング

 

RPA導入において、大事な点は、業務フローがキチンと整備されていることです。

 

たとえ整備されていたとしても、業務フローには記載されていない業務は必ずあります。

担当者にヒアリングをして、必ず業務を確認しましょう。

 

 

<注意点>

RPAは、あらかじめ決めた業務を行ってくれるロボットです。

つまり、臨機応変な対応は出来ません

イレギュラー業務が発生するのであれば、そのパターンを全て網羅しておく必要があります

逆に網羅出来ない業務が発生する場合、RPA導入はお勧め出来ません。

 

 

 

●業務改善案を練る(コンサルの方のみ)

 

たとえ大企業といえども、そもそも必要なの?という非効率な業務は必ずあります。

何のための業務なのか誰が必要としている業務なのか

という視点で案を練りましょう。

 

 

<注意点>

RPAに置き換えるという視点では無く、業務がどうあるべきかという視点を持つことが重要です。

ほとんどの場合RPAは必要ないかもしれません。

 

 

 

●RPA製品を選びます

 

2018年現在、有料無料含めて10数個のRPAツールが存在しているようです。

最終的には、以下の2つが候補となりました。

 

 

  • WinActor」 販売元:NTTデータ

   国産型RPAツール。デスクトップ型のPRA。フローの作成画面などのUIがわかりやすい。

   小規模業務を得意としている為、中小企業でも導入しやすい。

  • BizRobo!」 販売元:RPAテクノロジーズ

   RPAツールの大手。サーバ型とデスクトップ型の2つから選ぶことが可能。

   実績が豊富であり、ほとんどのバグや不具合は解消されている。価格面から大企業向き。

 

 

この内、「BizRobo!」を選ぶことになりました。

また、販売元であるRPAテクノロジーズからではなく、某大手ベンダ経由になります。

 

 

理由としては、以下があります。

 

・将来の拡張性を考えてのこと。

 

現時点では、デスクトップ型RPAのみで実現可能な為、

どのRPAツールを使った場合でも問題ないのですが、

検証を重ねてRPA業務の対象範囲を今後広げていきたい為

 

 

・ベンダを経由することで、RPAのフローの書き方などのコンサル支援を受けることが出来る。

 

値段が高くなることがネック。

 

 

<注意点>

BizRobo!」は、提供元会社であるRPAテクノロジーズ以外にも、

ソフトバンクやリコーなど様々なベンダがソリューション(RPAコンサル含め)

として提供を行っております。

 

しかし、2018年現在では、どのベンダを利用したとしても大きな違いはありません

ベンダ各社はRPA導入に関するノウハウを蓄積し始めたばかりであり、

ソリューションの中身はどこも似たようなものです。

 

 

 

●システム環境の確認

 

サーバ型RPAなのか、デスクトップ型RPAなのかという違いはありますが、

RPAはシステム環境が変わっただけで、不具合を起こす可能性があります。

 

 

<注意点>

RPAは、GUIが少しでも変わっただけで不具合を起こします

サーバやPCなどは、担当者との情報共有はしっかりとしておきましょう。

 

 

 

●RPAの設定を行う

 

RPAのフロー作成自体は、ものすごく簡単です。

一度、操作方法さえ覚えてしまえば、ITに詳しくない人でも問題なく設定することが可能です。

 

 

 

●今回は、スクリプトが必要になるなどの難しいRPA業務は導入しませんでした。

 

複雑な業務に対してRPAを使う場合は、スクリプトなどでのプログラミングが必要となります。

 

 

<注意点>

フローは粒度をとにかく細かく書く記述する必要があります

例えば、「メール送信」という動作も

 

「メーラー立ち上げ」→「宛先の入力」→「題名の入力」

→「本文の入力」→「送信ボタンの押下」→「OKボタンの押下」

 

などです。

 

 

 

●RPA動作開始と検証

 

RPAが動作開始後は、動作と結果がしっかりと想定通りなのかどうかを確認します。

他ソフト(Excelなど)との連携状況もしっかりと確認します。

 

想定業務外の事態が発生、既存のソフトウェア(たまにしか動かないソフトなど)が

RPAを邪魔してしまう事態が発生する可能性があります。

 

暫くは、常時監視する姿勢が必要です。

 

 

<ポイント>

RPAのナレッジは社内でしっかりと蓄積しましょう

 

RPAが出来ることの理解、RPAの障害パターンの把握が深まれば、

より複雑な業務へと拡張させていくことが出来ます。

 

 

 

 

■RPA導入実績のまとめ

 

●結果事例① 【店舗】レジ締作業の時間短縮、【本社(本部)】エラー確認の時間短縮

 

これまで、店舗はレジ締作業において、1日あたり30分~1時間を擁していました。

その内、売上データの不備確認が多くの時間を占めていました。

 

売上データは本部へ自動送信されますが、売上データに不備がある場合、

自動送信がエラーとなってしまいます。

 

 

本社(本部)は毎日、そのエラーの有無の確認、エラーがあった場合の調査に時間を費やしていました。

店舗、本社(本部)の2重チェック体制となっていました。

 

 

RPA導入により、店舗はレジ締作業において、売上データの不備確認を不要とし、

自動送信にエラーが発生した場合は、

その発生と発生理由を本社(本部)の担当者へ自動でメール送信されることになりました。

 

 

店舗の作業が大幅に減ると同時に、本社(本部)も、

メールによるアラートにのみ対応すれば良いということになりました

 

 

 

●結果事例② 【本社(本部)】売掛請求の入金照合を時間短縮

 

本社(本部)は、金券類やクレジットカード、

そして電子マネーなど多種に渡る売掛の入金確認を行っています。

 

様々な売掛先からの入金日は1か月の中で十数回もあり、

これまでは、その照合チェックをエクセル上で行っていました。

 

1年を通してみても、請求額と入金額に相違が発生することは、

まず無い為(金券が偽物だった場合などであり得ますが事前連絡により承知済です)、

内部統制上での必要事項とも言えます。

 

 

RPA導入により、入金データと請求データの照合を自動で行い、

相違がある場合のみ、メールで担当者へ自動メール送信されるようになりました。

 

 

これは、本来であれば、システム開発によって対応されていても良いかと思うのですが、

対応されていませんでした。

 

新たにシステム開発した場合との費用検討の結果、RPA導入にメリットがありました。

 

 

 

 

以下は、検討したが断念した事例

 

 

●断念事例①店舗における発注作業のRPA化

 

店舗では、毎日の作業として、食材や備品(食器など)を、

Web発注システムを使って発注作業を行っています。

 

これをエクセルに発注内容を記入してメール添付することで、

RPAが自動的に外部のWeb発注システムに登録することで、発注作業の簡易化という検討を行いました。

 

 

しかし、食材は結構な頻度で変わる

(例えば、エビでもインドネシア産エビが高騰の為、ベトナム産エビに代わるなど)為、

RPAのメンテナンスが大変だということで、メリットを生み出すことが出来ませんでした。

 

 

 

●断念事例②RPAが印刷を行う

 

本社(本部)では、毎日の作業として、数百枚にも及ぶ法定帳票を印刷するという作業があります。

それを深夜に自動的に行うことで、日中の印刷作業を無くすよう検討を行いました。

 

 

しかし、そもそも法廷帳票を紙で保存では無く、

データ保存とすることで印刷作業を無くすべき姿だという結論に至りました。

 

単純な話しかと思いますが、

既存業務をRPAに置き換えるという観点だけではいけないということに気が付きました。

 

 

 

 

■RPA導入に関する所感

 

●RPAありきではダメ

 

RPAが出来ることは限られいます。

 

RPA自体が何か新しい価値を生み出すわけではありません。

あくまでも既に回っている既存業務の改善がメインです。

 

また、多くの場合、

既存のシステムを改修すればRPAではなくても対応出来る

ということです。

 

既存の業務を改善する上でのソリューションの1メニューとして捉えるべきだと感じました。

 

 

 

●社内コンセンサスの大変さ

 

RPA導入によってこれだけの効果が出ます」と言えば、経営層は喜んでくれます。

 

 

しかし、RPA導入によって、仕事が無くなってしまう人がいるのも事実です。

 

または、慣れ親しんだ業務が無くなることが嫌だという人もいるでしょう。

 

とある店長は閉店後の売上データ不備確認でその日の業務を振り返ると言っていました。

RPA導入は本社(本部)のみならず、店舗を含めた幅広い、且つ、丁寧なコンセンサス形成が必要です。

 

 

 

●RPA導入により属人的な業務が減る

 

会社の規模に関わらず、会社にはその人しか知らない業務という属人的な仕事があったりします。

 

また、人によって業務の進め方にクセがあることも多いかと思います。

 

RPA導入によって、業務が可視化され、

また、業務の進め方もある程度統一されると感じました。

 

この観点で言うと、効率化もそうですが、内部統制の面でも良い影響があるかと思います。

 

 

 

 

■まとめ

 

今回は、大きな流れでRPA導入についての説明をしました。

 

RPA導入を考えている会社は、

チャットボットなどの簡易AIの導入も同時に検討していることが多いかと思います。

 

RPA導入担当者は、それらの他のプロジェクトを把握して、

どのような連携が考えられるか、という視点を持っても面白いかもしれません。

 

いずれにせよ、RPAはこれから発展していくツールです。

 

RPAに関わることはあなたの社内はもちろん、市場価値が高まることは間違いないと思います。

 

 

 

 

【実際の導入事例】RPAを導入してから運用まで

2018.09.14

RPA導入の目的

弊社のRPA導入の最大の理由は

事務員の人手不足を解消し、より専門的な知識を必要とする業務に時間を割くこと」です。

 

人手不足の問題は多くの中小企業が直面していると思います。

弊社の事務員は女性20名ほどで構成されており、仕事内容から3つのグループに分かれています。

 

 

産休・育休を積極的に取り入れているため、結婚や出産後も安定して勤めることができる反面、

復職後の席を空けておく必要があるので、安易に新しい社員を採用できないという問題があります。

 

 

しかしながら、現場は当然人手不足に陥り、以前よりも残業を強いられることになります。

 

このような背景の中で、今回、RPAを導入し事務仕事の機械化を進めようというプロジェクトが発足しました。

 

 

筆者は、そのプロジェクトチームのメンバーの一人であり、一事務員の立場です。

 

プロジェクトチームは、3つのグループを束ねるリーダーと

各グループから1名ずつ選出されたメンバーで構成されています。

 

 

 

RPA vs 派遣社員

人手不足はRPAでしか解消されないのか、と問われれば答えはNOです。

 

弊社でも当初派遣社員の雇用が検討されていました。

 

説明するまでもないですが、休職者が復職するまでの期間限定で派遣社員を雇い、

事務員の業務の負担を軽減するためです。

 

 

比較する際のポイントは下記の2点が挙がりました。

① 費用 ・・・ 経営者サイドで重要な検討事項
② 効果 ・・・ 事務員サイドの要求事項

 

一つ目の費用については、筆者は一事務員であり具体的な数字は把握していないため割愛しますが、

結論として派遣社員よりもRPAの方が安く済むとのことでした(長期的な目で見た結果かもしれません)。

 

 

二つ目の効果については、派遣社員の場合、教育時間を懸念する声が挙がりました。

 

また、時間を割いて教育したのに関わらず期間限定で辞めてしまうのは非効率であるという意見も挙がりました。

 

一方、RPAに関しては、最初にシナリオ作成や操作者の教育に時間が必要になりますが、

長く使っていけるという意味では効率的であるという肯定的な意見が多く挙がりました。

 

こうして、経営側と事務側の意見が一致する形で、弊社ではRPAの導入が決定することになりました。

 

 

 

Winactorの導入

弊社ではRPAソフトの中でNTT系Winactorを導入しました。

理由はより感覚的に操作ができるからです。

 

 

弊社では、システム担当の社員がRPAの開発に携わるのではなく、

事務員が全て対応するという方法をとりました。

 

会社によっては情報システム課のような部署がまとめてシナリオ作成をする場合もあれば、

弊社のように現場の社員が作成する場合もあるようです。

 

 

事務員は、基本的システム系は弱かったため(筆者も専門知識はない)、

とっつきやすいソフトを選択しました。

 

 

下の画像は、Winactorの画面です。

 

 

 

 

シナリオを作成する画面ですが、ご覧の通りプログラミングのような専門知識は不要で、

必要なパーツが予め用意されています(パーツは表示されている部品は一部です)。

 

その項目を繋ぎ合わせていくとシナリオが完成するというイメージです。

 

 

例えば、エクセルを開いてA2セルの数値をコピーし、A3セルにペーストしたい場合は、

 

「エクセルを開く」→「A2セルに移動」→「選択中のセルをコピー」

→「A3セルに移動」→「選択中のセルにペースト」

 

という5つのパーツで表現することができます。

 

 

複雑な操作をしたい場合にはパーツを改造する必要が出てきますが、

一般的な事務作業には充分対応できるパーツが揃っています。

 

 

 

シナリオ作成のtips

 

上述の通り、プロジェクトは4名で進められましたが、

各チームで仕事内容が異なるため、実際には各々が異なるシナリオ作成を進めることになりました。

 

 

弊社は3日間の保証プランに入ったため、

最初の3日間はWinactorの代理人の方にお越しいただきシナリオのベースを作成してもらいました。

(詳しい契約内容は把握しておりませんので割愛します。)

 

 

基本的に、Winactorは自分たちでシナリオを作成する(そのためにより感覚的な操作が可能)こと

をコンセプトとして商品を売り出しているため、代理人に作業してもらえる3日間は非常に貴重です。

 

自分たちでシナリオを作成するためのヒントをどれほどもらえるかが勝負になります。

 

 

保証期間に臨む際のポイントは下記の3点です。

① 自動化したい業務のフローを細部まで説明できるようにしておく
② 多くのシナリオに共通する部分を作成してもらう
③ より高度な操作を要するシナリオを作成してもらう

 

 

毎日何気なく行っている作業でも、機械にやらせようとすると

一つ一つの作業を順序だてて考える必要が出てきます。(人間がいかに優秀な動物であるかを実感します。)

 

 

例えば、Aのときは○をクリックし、Bのときは△をクリックするという簡単な操作も、機械だと次のように認識します。

 

「Aの場合→true」、「A以外の場合(つまり、ここではB)→false」、

「trueの場合→○をクリック」、「falseの場合→△をクリック」

 

このように、true/falseの場合分けのような部品が必要になります。

 

 

業務フローを細部まで理解しておくことで、代理人に的確な説明をすることができ、

短い保証期間を有効に使うことができます。

 

 

 

また、共通する事務作業の部分を作成してもらうこともおすすめします。

 

クライアント毎に異なるシステムを使用している場合もあると思いますが、

社内のデータベースの操作等は共通する部分だと思います。

 

その部分を作成してもらうことで、他のシナリオ作成時にインポートして再利用することができます。

 

 

 

最後に、より複雑なシナリオ作成を依頼することも重要です。

 

やはり、プロが作成するシナリオと初心者とでは雲泥の差です。

 

 

何が違うかというと、運用した際のエラーの数が全然違います。

プロのものは、エラー対策の工程が組まれているためです。

 

エラーの対策ができるまでにはWinactorの経験が必要となると言えます。

そのため、難関な作業は最初にプロに作成してもらうことが得策です。

 

 

 

RPA導入の効果

実運用から半年以上が経過しましたが、確実に業務負担の軽減が実現しました。

 

今まで、エクセルに入力し、その情報をクライアントのシステムに入力し、

二つに齟齬がないかダブルチェックをし・・・

 

と随分無駄なことをしていたと思い知らされる日々です。

 

現在は、入力箇所が一つとなり、そこから機械が自動で必要な情報をピックアップしてくれます。

 

弊社では、クライアント毎に異なるシステムやフォーマットを使用しているため、

運用方法を覚えるということも重要な仕事の一つでした。

 

しかし、現在ではクライアントを意識することなく業務を統一化できています。

 

作業がより単純になることでミスも大幅に減り

余った時間をより専門的な知識を要する業務に割くことができています。

 

残量時間でいうと半分になった人が大半です。

 

 

 

RPA操作の課題

RPA導入により、操作する側の教育は依然として課題が多く残ります。

 

筆者もなかなか忙しい毎日を過ごしています。

 

新しいシナリオの作成も必要ですし、運用中のシナリオのエラー対策も欠かせません。

何度やってもエラーがなくならない箇所もあり、素人が操作する限界を感じることもあります。

 

 

そこで、RPA教育用の教材や研修の参加を会社から勧められたので受講を検討しているところです。

また、使う側(事務員)の教育も日々進めなければなりません。

 

事務員は今までとやり方が変わる部分を覚える必要があり、

例えばファイルを格納するフォルダを間違え、機械がファイルを認識しない等、

慣れるまでは人的ミスが発生することがあります。

 

 

こうした課題を一つ一つクリアにしていき、安定したRPA運用を実現していくことが、

プロジェクトチーム使命であります。

 

 

 

 

 

 

 

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