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RPA開発における業務定義(初心者向け) ~「ロボット」思考のロジック~

2018.10.10

 

言うまでもなく、どんな企業にとってもRPAを導入するには、

まず「どんな業務をRPA化する」のかを明確にしなければならない。

 

つまり、RPA対象業務の選定だ。

 

RPAが得意なものとして、

パソコンを使った「大量重複している作業」と「ルールが明確している作業」というものがある。

 

 

では、企業の中にこの二つの特徴のある作業を洗い出し、

その業務フローも明確化したらRPA開発が先に進められるようになるのか?

もちろんそういうわけではない。

 

 

ざっくりのプロセスを言うと、まずRPA化対象業務を選定する。

 

その次が対象業務をマニュアル化する。

 

開発にはいる前に、その三番目が開発ではなくマニュアル化された業務をRPAのロジックで「定義をする」ことにある。

 

 

何故かというと、RPAはあくまで「ロボット」であり、人間との思考ロジックが全く違うことになる。

RPA開発がうまく行くように、RPAのロジックに合わせて業務を「定義」しなければならない

 

 

 

今回のコラムではこの「業務定義」プロセスの事例をいくつかを紹介しながら、

その注意点を説明していく。

 

 

 

 

◆エクセルファイルの処理について

RPAといったら、エクセルファイルの操作などが絶対出てくる話だ。

人間の操作を真似し、素早く大量なデータ処理ができるというイメージが多くの人がしている。

もちろん、これは間違いない。

 

 

ただし、RPAがエクセルを操作するときは人間と比べて、少し異なるところがある。

 

 

 

以下の例を見てみよう。

 

 

 

上記の表は某ECサイト運営会社A社のRPA導入プロジェクトで出た一例だ。

 

本業務の内容としては、毎日スタッフが社内システムに「Code」を発行申請し、

その後発行されたCodeを上記表1フォーマットのエクセルファイルに貼り付ける。

 

このエクセルファイルをもとに、別の業務が色々と行われるが、ここでは議論しない。

 

ここで説明したいのはRPAがどのようなロジックでこのファイルを読み取るかというところだ。

 

 

まず、この業務にかんして、人間が行う場合はまずエクセルファイルを開き、

Code」列を見て、最初に空欄になっている行に基づいて作業を行う。

 

1から言うと、黄色で塗りつぶされているセルになる。

 

そして、この行を見つたら、

Start date」、「End date」と「配信日付」(実務上、配信日付はRPA稼働日付とは異なる)

の情報を使ってシステムにログインし、「Code」を申し込み。

 

その後、発行されたCodeをコピーに、黄色セルに貼り付けて完了する。

 

 

 

しかし、RPAが行う場合プロセスは人間と異なる。

RPA開発ソフトによって少し違うかもしれないが、

だいたいのRPAはまず処理しやすくするためにこのエクセルファイルを丸々メモリーに読み取る。

 

その後、「Code」列が空欄になっているかを一行一行見ていく。

 

もちろん、何行目から始めるかについてRPAが全く分からないので、一行目からみていく。

1から見ると、6行目で空欄が出るので、

たいしたことないに見えるかもしれないが、そうではない。

 

 

1は元ファイルの一部を切り取ったことに過ぎなく、実際のエクセルファイルは数万行以上ある。

この場合少し厄介なことになる。

なぜなら、毎回数万行以上のデータを一行一行処理した後に、

空欄行にたどり着くので、無駄な時間が発生する。

 

また、空欄ではなくても、

「○○につき、作業中止」という何らかの原因でその日業務は行わないということもある。

 

 

すると、RPAはまず空欄かどうかを判断し、

もし空欄ではなかったらさらにその内容は「作業中止」が含まれているかも判断しなければならない。

 

しかも、全ての行に対して同じ処理をすることになる。

RPA24時間働くとはいえ、この24時間が上限になる。

 

 

 

普通RPA導入するには、高額なRPAソフトのライセンスを購入しなければならない。

大事なライセンスをこの無駄な作業に使うと少々もったいないかもしれないので、

より有効利用するために、方法を変えないといけない。

 

 

 

では、このプロセスにおいて、人間とRPAは果たしてどこか違うのか?

 

RPAは機械なので、「最初に空欄になっている行」という条件だけでは、普通上記のプロセスになる。

 

 

人間の場合、作業員が毎日やっていると、

「何となくこの辺りじゃないか」という情報は頭に残っているため、探すときは極めて速い。

 

要するに「目標行の情報」の有り無しに違いがある。

そうすると、RPAにも似たような情報を与えると空欄セルにたどり着く時間が短縮できる。

 

 

A社は二つの方法を検討していた。

 

 

 

まず、表2のように「RPA稼働日」という列を先に作って、RPAに読み込ませる。

RPA稼働日は「本日の日付」と結びつけ、RPAがこのエクセルファイルを読み取ると、

日付を見て目標行を探せばよい。

 

ただし、これでも、理論上RPAが「RPA稼働日」列のセルを一つ一つ見て、対象の日付を特定する。

 

根本的にいうとさほど変わらないので、二つ目の案が出てきた。

 

 

 

表3のように、最初に一行を追加し、「目標行」の情報をあらかじめ記入する。

 

RPAが稼働し始めたらまずエクセルファイルを読み込んで、

その後すぐ目標行の情報が記入されているセルのデータを込み込む。

 

表3からいうと「4」になる。

 

その後すぐ4行目の情報に基づいて作業を行う。

このセルは固定される(例えばB2など)ため、RPAがすぐ特定できる。

すると、たとえ表が何万行あっても一行一行を処理していく必要がない。

 

作業が毎日行うため、翌日RPAが稼働時「目標行」のデータがずれないように、

作業が終わってエクセルファイルを閉じる前に目標行データに「1」を加算する。

 

つまり、翌日開くと、このセルは「5」になる。これで処理時間を短縮することができる。

 

 

 

 

◆メール受信チェックについて

メールを送信受信関連の処理はエクセルと同じく、RPA化で良く検討される業務だ。

 

例えば同じくA社はメールの受信と分類業務をRPA化検討している。

 

内容としては、特定なメールアドレス宛に送信されてくるメールを件名や添付ファイルの種類に基づいて

分類をし、それぞれ特定なフォルダーにOutlookmsgファイルのバックアップを作成する。

 

メールソフトは当然Outlookを使っている。

そして、これらのmsgファイルはまた別の業務に使われる。

 

 

今まで従業員一人が毎日この作業を行っていたが、この単純作業から解放するために、

色々と検討した結果、RPAが最適だと判断した。

 

 

 

RPA化するにはいくつかの問題が残っていた。

まず、A社が使われるRPAソフトはメールの「未読」と「既読」判断は出来なかった。

 

通常人間が作業を行う場合は毎日対象アドレスの未読メールを見て、

条件に満たしていれば、該当のフォルダーに保存するという流れだが、

「未読」が分からないRPAにとっては少々難しい。

 

RPAができるのはOutlookの「受信」フォルダーにあるすべてのメールを全部取り込み、

そして一通一通どの条件に満たすかをチェックする。

そうすると、毎回このフォルダーにある過去のメールも全部チェックし、作業が重複さてれしまう。

 

そこで解決策として、RPAが一通のメールをチェック終わったら、

このメールを別のフォルダーに移動するように設計する。

 

具体的にいうと、

Outlookの対象メールアカウントに「受信」フォルダー以外に「チェック済」フォルダーを作成する。

 

RPAがチェック終わったメールをこのフォルダーに移動するように設定する。

 

そして、毎日RPAが「受信」フォルダーがからになるまで動作をする。

 

結果は毎回RPAが稼働するとき「受信」フォルダーに未読のメールしか存在しないことになる。

 

また、細かいところを言うと、

たまにRPAが読み取れないメールや分類不能のメールもあったりするが、

これらも対応できるようにロジックをあらかじめ組めないといけない。

 

いわゆる「イレギュラー」の対応だが、ロジックも同じだ。

 

例えば、もう一つ「イレギュラー」フォルダーを作って、

読み取れなかったメールをこのフォルダーに格納し、

RPAが実行終わったら従業員がチェックしに行く方法もある。

 

 

 

 

◆まとめ

今回が紹介したことは基礎的な話だが、実際業務定義段階で結構ある話だ。

 

これらの問題を事前にできる限り考慮した上でRPA開発をすれば、

開発時間の短縮とRPA実行効率向上の一石二鳥になる。

 

もちろん、今回紹介した二つの例はRPAソフトによってかなり変わるかもしれないが、

このような考え方があると読者のヒントになれれば幸いである。

 

 

 

 

ロボットは魔法使いではない!

2018.10.02

 

先日、Business Insider Japan

電通の働き方改革担う「ロボット人事部」—— 600工程の効率化はロボット“だけ”では無理

という記事を読みました。(記事はこちらから

 

 

ロボット人事部って何?

 

 

「ロボット人事部がなければ、RPAはブームで終わりかねない」と指摘する人がいる。全社を挙げて働き方改革に取り組む電通のビジネスプロセスマネジメント局局長・小栁肇氏だ。

 

 

まず秀逸なのが「ロボット人事部」という命名。

 

さすが電通はセンスが良い。

 

RPAは触れたり見えたりする実態がないので、

どうしてもシステムとかアプリとかの類と思われてしまうことが多いのですが、

 

「ロボット人事部」という名称からは人間の代わりに事務作業を行うロボット

という本来の意味がよく伝わってきます。

 

 

最近、日本生命がRPAエンジニアについてロボットトレーナーという表現を用いているのを目にしましたが、

こういうこなれた表現が人口に膾炙することが案外RPA普及にとって大切なのではないでしょうか。

 

 

RPAは単に導入して終わりではない。実際には社員一人ひとりが立ち上げ、使い続けなくては成果は出ない。しかし、導入当初は「すごい」と思って使っても、2、3回すると「使わなくなる」のだという。

 

 

 

近い感覚だと、バイトが入ってきたのだが使えないので、結局全部自分でやった方が早い。

 

みたいなもので、

 

RPAは自動でなんでもやってくれる魔法のような技術ではなく、

慣れるまではむしろ面倒で扱いにくい新人だが慣れてくるととても頼りになる

人間と同じ、ロボットワーカーなのである。

 

 

電通のロボット人事部は30名。

ロボットにも社員番号を付与し、ロボットの使用方法の社内向け広報業務や、

ダッシュボードによる各ロボットの稼働状況の管理、

使用されていないロボットの使用の声がけなどを行なっているそうだ。

 

 

電通の事例は特別なのではなく、今後のRPA普及にとってかなりの核心部分であると思う。

 

ロボットを魔法でなく単なるワーカーと捉えることなくして、継続的なRPA運用は難しい。

 

むしろ、電通のような大企業は導入までをコンサルティング会社やシステムベンダーへ依頼できるが、

中小企業ではその導入から社内のロボット人事部で完結せざるを得ないだろう。

 

その時にロボット人事部に求められるスキルは多岐にわたる。

 

 

まずは、業務選定と標準化。

これは一般的にはコンサル領域だが中小企業の場合はロボット人事部が行わなければならない。

 

特に標準化については、中小企業は属人的であることがほとんどである為、大変な作業になるだろう。

 

 

次に開発環境の整備だ。PCスキルはもちろんのこと、

サーバーのこと、セキュリティのことなども最低限は知識が必要となる。

 

ここまできて、ようやくロボットの設定、プログラミングだ。

導入後も電通の例のように稼働管理、メンテナンスなど運用が必要になる。

 

また中小企業は単一業務だけでロボットの威力を最大限にすることは難しいので、

一人のロボットワーカーを有効活用する為に、複数の業務をプログラミングしなければならないので、

これら作業をいくつも繰り返さなければならない。

 

 

考えただけで大変である。

ロボットにより今後多くの職業がなくなり、またその分多くの新しい職業が生まれる

と池上彰氏が先日話していたが、

ロボット人事部長はその中でも確実に花形になるだろう。

 

 

RPAのこれから

 

 

「今は電通の社内SaaS(ソフトウェアの機能をネットワークを通して提供する方法)になっているが、これを日本のSaaSにしていきたい。積極的にノウハウを外に出すだけではなく、モジュール(部品)を安価に提供できないかも考えている。日本経済が人手不足や生産性の低さで停滞してしまったら、我々の取引先もいなくなってしまう。だからこそロボット人事部を積極的に広めて、少しでも日本経済の活性化に貢献できればと思っている」(小栁氏)

 

 

 

この発想も面白いと思いました。

ただその役割は電通なのかという感じもあるが、

でも確実にそういう今までに存在しなかったサービスや会社は生まれてくることでしょう。

 

現在、各ベンダーがRPAプログラミングの啓蒙を行なっていますが、

もっと広い範囲で、このロボット人事部という発想からの啓蒙がもっと必要なのではないだろうか。

 

 

 

実は当社アーツアンドクラフツでは、

現在この領域におけるトレーニングやモジュールなどを提供しています

 

このメディアRPA-Bizを通じてのお問い合わせの中でも一番多いのが、このトレーニングについてです。

意識の高い中小企業はRPAの内製化が確実に必要になるということに気づいているようです。

 

また、お問い合わせ企業の中でも一番多い業態が人材派遣会社です。

 

今後の人手不足で商売が難しくなってくることを予想して、

人だけでなく将来的にロボットも派遣しようと考えているようです。

 

私は、この人材派遣会社によるロボット派遣はとてもイメージが持てます。

 

RPAの特性がもっとも活きるのが単純作業なのですが、

どの業界にもその業界に特有な単純作業があります。

 

ただ業界特有というニッチ過ぎるあまり、

わざわざその作業を緩和する為に大規模なシステムやソフトウェアの開発は行われていないのが実情です。

 

そしてこの辺りの業務はRPAにぴったりです。

 

人材派遣会社は世に無数にありますが、

実は総合的な人材派遣している会社なんて大手数社だけで、それ以外は職種、業務特化型です。

 

それら中小規模の職種、業務特化型の人材派遣会社こそ、

それらニッチな課題をよく理解しています。

 

彼らこそが、本当にその業界にあったロボットを作り上げられることでしょう。

 

 

当社では、中小企業領域におけるRPAを推進する為に、このメディアからの情報発信以外に、

ワンストップによる開発受託、中小企業向けのパッケージやモジュールの開発、

そしてロボットトレーナー養成トレーニングを行っています。

 

それら4つを柱として多面的にRPAを盛り上げていきたいと考えています。

 

 

当社がロボットに特化した業務選定と標準化を行うコンサルタントを要していることや、

RPAだけでなくサーバーエンジニアなど幅広い技術者を要していること。

 

またコンサルティング会社であると共に事業会社として実業を行っている中で

自らRPAを導入し実証していることなどから、とても実践的なトレーニングだと好評をいただいています。

 

またトレーニング後のアフターフォローもコンサルタント、エンジニア双方でサポートしますので、

業務の選定、標準化、プログラミング、稼働管理などの運用まで全方位的にサポートできます。

 

 

ご興味のある方は、コンタクトください。

 

お問い合わせなどはこちらからどうぞ。

 

 

まとめ

最後は営業になってしまいましたが、ロボット人事部の必要性は揺るぎないものです。

 

三年ですっかりと景色が変わってしまう程進化の早い現代では、

それこそオリンピックが明けた頃にはロボット人事部が当たり前になっている時代がくるかもしれませんね。

 

 

 

 

【RPAにより】ホワイトカラー業務が変化する?

2018.09.27

RPAとホワイトカラー業務の課題

 

 

企業において、業務効率化は至上命題のひとつではあるものの、

比較的小粒の業務についてはコスト面および対応のしづらさから、人手に頼っている部分が多く残っています

 

 

多くのコンサルティング会社は、

企業のバックオフィス部門の生産性向上と人的資源の有効活用を推進するため、

RPA(Robotic Process Automation)ツールを活用し、

業務自動化を推進する業務改革サービスを提供しています。

 

 

大量定型業務はビジネス・プロセス・リエンジニアリングや大規模システムの導入により、

効率化が実現できているものの、

小粒の業務はさまざまな理由によりいまだ人海戦術で対応している企業が散見されます。

 

 

RPAツールによって、従来型のシステム開発手法では対応しにくい

ボリュームが小さい」「変更が多い」「標準化できない

といった業務であっても、RPAツールを活用することで効率化が可能となります。

 

 

数多くの業務改革経験を生かし、現場を巻き込んだスピーディな業務改革を実施するRPA業務改革サービスは、

RPAと、コンサルティングの業務改革ノウハウを組み合わせたサービスです。

 

RPAの対象業務としては、

これまで自動化できなかったERPWebメールファイルサーバーデスクトップ上のExcel

などアプリケーションをまたいで発生する広範囲の業務を自動化することが可能です。

 

業務の一連の流れと参照情報を整理し、ロボットが記憶し自動化するため、

コーディングなどのシステム開発が不要です。

 

 

そのため、従来のシステム開発手法では対応することが難しかった

業務量が少ない」「変更が多い」「標準化できない

といった業務でも自動化することができます。

 

 

また標準的なアプローチのため、簡易効果診断では、ロボット化する対象業務の洗い出しを行い、

工数削減の効果および開発費用の概算を算定します。

 

トライアル導入では23つのロボットを導入し、実環境におけるロボットの有効性を検証し、

効果の実感を確認した上で本格導入へと進みます。

 

 

 

RPAで「ホワイトカラーの仕事の47%がなくなる」の意味

 

 

 

 

 

生産性向上が必要になる中で、企業での積極活用が叫ばれているテクノロジーが、

RPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)です。 

 

 

去年開催された日本RPA協会の主催セミナー「やらざるを得ないRPAと取り組みの実態」では、

いまITにおいてキーワードになりつつあるRPAについての解説がありました。

 

 

今後、日本は労働者人口が大きく落ち込むと予想されています。 

 

内閣府の「平成28年版高齢社会白書」によると、2025年には日本の人口は700万人減少し、

15歳から64歳の人口が約7000万人まで落ち込むと言われています。 

 

そのような日本の労働人口が減少する状況下において、

日本人の働き方を大きく変えるテクノロジーがRPAなのです。

 

RPAはアプリケーションを使って行うオフィスワークを学習し、それをそのまま実行することができます。

 

 

いわば、人が手動で行っていた各種ツールによる事務処理などの

ルーティンな作業を代行してくれるデジタルレイバー(仮想知能労働者)です。 

 

人がやりたくない、やるべきではない作業を人の200倍のスピードで処理してくれます。

そして、36524時間稼働してくれます。 

 

 

デジタルレイバーという新しい労働力が活用できるというわけです。 

 

また、RPAは人の操作を記憶させるだけなので、

稼働させるために大規模なシステム導入やプログラムの修正・変更の必要はありません。 

 

 

ノンプログラミングで容易に構築でき、短期間かつローコストで導入することができる

というメリットも生まれます。 

 

 

 

ホワイトカラー生産性調査の必要性について

 

 

ユーザー部門が対象システムを活用することによって、

どの程度生産性を向上できたか、定量・定性両面から把握します。 

 

これにより、成功事例の全社展開や費用対効果の振り返りなど、

積極的な IT マネジメントを遂行できるようになります。

 

 

 

ホワイトカラー生産性調査をどのようにすれば良いのか

 

 

測定が難しいシステム導入によるホワイトカラーの生産性向上度合いを、

短期間で簡易的に調査して定量的に示します。 

 

さらに、その部門の“業務項目”にブレイクダウンしその効果を示します。

 

同時に、定性面での特徴も示すことで、数値とその論拠をマネジメント層がわかるような形で表現します。 

 

 

生産性調査でよくみられる“調整”や“資料作成”といった作業項目での評価のみならず、

年度計画立案”“市場調査”といった、マネジメント層が理解できる業務項目ベースで効果を示すべきです。

 

 

 

RPAは従来のシステム変更とどう違う?

 

 

業務の自動化は業務システムの見直しでも実現できますが、RPAは概念が異なります

 

 

例えば、顧客管理業務のケースで考えてみましょう。 

 

顧客管理システムが導入されている企業でも、

顧客データのインポート作業などはたいてい人の手で行ないます

 

また、入力作業の報告メールを送ったり、入力作業後に他のスタッフがダブルチェックしたり、

人手による作業はそれなりに発生します

 

業務効率化のためにシステム改修を行なったとしても、

システム間のデータ移行やチェック業務などはなかなかシステムに組み込みにくい作業です。

 

一方RPAの場合、入力作業からチェック、報告までのプロセスすべてをソフトウェアロボットが代行します。 

 

つまり、

システム変更ではカバーしきれない業務範囲でも、RPAでは自動化できる可能性が高い

というのがポイントです。

 

システム変更ではイレギュラー対応など非定型業務の自動化が難しいケースが多いのですが、

RPAならAIなどの導入で実現できるケースもあります。

 

 

 

RPAでロボットがホワイトカラー業務を代行できる時代へ

 

 

とある銀行グループが業務自動化技術を導入して、

9,500人相当の仕事量を削減する方針を20179月に発表したことが大きな話題となりました。 

 

この業務自動化技術のメインとなるのが、

RPA(Robotic Process Automation:ロボットによる業務効率化)です。 

 

もちろん、RPAの導入により、

品質の向上とリードタイムの短縮、労働不足の解消につながっており、効果は出ているそうです。

 

 

ロボットによる業務代行というと製造業をイメージしがちですが、

RPAはPCを使った業務などホワイトカラーの業務を代行します。

 

そのため、仮想労働者(デジタルレイバー)とも呼ばれることもあります。

 

ロボットによる業務効率化というと、単純作業の代行というイメージを持つ方も多いかもしれません。

 

RPAでは3つのクラスに分かれていて、最も高度なクラス3になると

AI(人工知能)の学習能力によって分析や業務改善などの複雑な業務ができるものもあります。

 

 

<クラス詳細>

  • RPAクラス1:定型作業の自動化
  • RPAクラス2:一部非定型作業の自動化(イレギュラー対応もできる)
  • RPAクラス3:高度なタスクの自動化(業務プロセスの分析・改善もできる)

 

 

RPA2016年以降、働き方改革の手段の1つとして注目を集めている技術です。

 

自動化技術などの導入により、

人間は人にしかできない仕事や新しい仕事を担当するようになるでしょう。

 

 

仕事に必要なスキル向上も合わせて行い、オフィスワーク全体の生産性を高めていきます。

 

今、人が行なうPC業務をRPAによって自動化することを目指している企業は少なくありません。

 

 

 

 

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