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RPA導入前に考えておくべきこと

2018.10.05

目次

 

 

 

 

ホワイトカラーの現場を中心に、

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の活用が広がっています。

 

人材不足働き方改革といったキーワードの改善にはRPAがマッチし、

ロボットに仕事を与えることで生産性の向上を実現できます。

 

一方で、期待を抱いてRPAを導入したはいいものの、

うまく使いこなせていない事例も多く発生しています。

 

 

RPAの導入がうまくいかない企業の多くは、

導入前にしておかなければならない大切なことが不足しているのです。

 

 

ここでは、RPAを導入する前に考えておくべきことや準備しておくべきことについて説明していきます。

 

 

 

★RPAとは?

RPAとは、「Robotic Process Automation」のことで、

ロボットに業務をさせるためのプロセスのことを言います。

 

ロボットといっても工場にいるような産業ロボットではなく、また人型のロボットでもありません。

パソコンにインストールして利用するソフトのことを指しています。

 

これまでは人が行っていた業務をロボットに任せることで、

人は単調な業務から解放され、より頭を使う高度な業務へシフトすることができます。

 

 

昨今、世間を賑しているRPAのニュースを見るたびに、

わが社でも利用をしてみたいと考える経営者が増えてきています。

 

30人の派遣社員で実施していた業務をロボットに任せることで10人に削減することができたり、

社員が間接業務を手放して経営課題に取り組むことができたりします。

まさに革命とも言えるRPAは、これまでの仕事の在り方を大きく変えてくれるのです。

 

 

ただし、RPAを導入すればすぐに効率化できるというものではありません

 

 

RPAを導入したにも関わらず使いこなすことができていない企業は、

導入前に考えておくべき「大切なこと」ができていません。

 

 

RPA導入を検討している人は、これから説明する導入前に考えておくべきこと理解し、

まずは導入前の準備から始めるようにしてください。

 

 

 

★業務の見える化をする

定型化されている業務が社内に存在しているのは把握していても、

それがいくつあって、どのような業務であるか、詳細まで文書化されていることはほとんどありません。

 

 

「定例業務が複数あるから活用できる」という浅はかな考えでRPAの導入をするのは非常に危険です。

 

 

まずは、社内にある定例業務を洗い出して見える化することが大切です。

 

 

結果、RPAの導入を見送ったとしても、

見える化された業務は課題を見つけやすく、効率化しやすくなるものです。

 

 

RPAの導入を検討している人は、中小企業で言えば社長や役員、

大企業でも管理職やリーダーの方になるでしょう。

 

これらの方々が定例業務を実施している事は少なく、

実際に定例業務を実施している人からヒアリングをするところから始めなければなりません。

 

定例業務をしている担当者から業務の詳細をヒアリングをして、業務の流れを作成します。

ピンポイントではなく、前後の業務背景が見えるような業務フローを作成します。

 

その後、1つ1つの業務を確認してどのようなタイミングで、

どれくらいの時間がかかっているのかも書き起こします。

 

誰が見てもその業務で何をやっているのかが分かるような資料が作成できれば、

業務の見える化ができたことになります。

 

 

業務の見える化をする際にネックになるのが「ジョブセキュリティ」の概念です。

一般職の方や派遣社員の方は、自分の仕事を奪われることに抵抗の意思を示します。

 

 

仕事を見える化して効率化されることで、自分たちの仕事が奪われることを嫌うのです。

企業が定例業務を見える化できていないのは、担当者自ら属人化を望んでいるからともいえます。

ヒアリングをする際には、見える化の重要性を理解してもらい、

情報が漏れなく出てくるような関係を築くことも大切になります。

 

 

 

★専任の担当者を立てる

 

RPAの導入には、専任の担当者が必要です。理由は2つあります。

 

RPAのシナリオデモを見ると、簡単にできているように見えるかもしれません。

 

しかし、シナリオを作成するにはプログラムのアルゴリズムを理解し、

場合によってはスクリプト言語の埋め込みが必要になります。

 

アルゴリズムの理解については、

論理思考で業務の流れを見ることができる人フローを作成するセンスのある人が好ましいです。

 

RPAソフトによっても違いますが、少し複雑な処理をRPAに任せようとするなら、

シナリオへのスクリプトの埋め込みが必須になります。

 

 

スクリプト言語については、普段からExcelでマクロの作成をしている人が良いでしょう。

 

これらが実現できる人が社内いない場合は、

専任の担当者を立ててセミナーなどで理解を深める準備が必要になりますし、

場合によってはシナリオを作成する人を外部から調達することも視野に入れなければなりません。

 

これが専任の担当者が必要な理由の1つです。

 

 

 

もう1つの理由は、時間の捻出です。

 

RPA導入のために、現場からヒアリングをして見える化する、

その後シナリオを作成することになるのですが、

見える化されるまでに時間はかかりますし、シナリオ作成は1日でできるものではありません。

 

 

Excelリストから100行のデータを読み込み、

あるサイトにログインとログアウトを繰り返すという単純なシナリオを作成するとしましょう。

 

アルゴリズムやスクリプト言語を理解している人でも、

初めてRPAに取り掛かる人であれば1週間はかかります。

 

何度もシナリオの作成を繰り返し、

慣れてきた人でも新しいシナリオの作成には2~3日かかると想定しておきます。

 

そうすると、別の業務を手放さなければRPAに集中することはでなくなってしまいます。

 

 

専任の担当者を立てることで、社内におけるRPAの技術は蓄積されやすくなります。

シナリオの数を増やしていく際に、同様の事が出来る人を増やしていき、

徐々にRPAの技術と文化を浸透させていくといいでしょう。

 

 

 

★計画的なコストを見ておく

RPA導入の際にネックになるのが、コストです。

 

大きな基幹システムを導入することに比べれば、RPAソフトは安価の部類に入ります。

それでも損益分岐点を超えるのは容易ではありません。

 

 

例で説明をしましょう。RPAソフトが100万円、年間のランニングコストが60万円としましょう。

つまり、160万円分の業務がRPA化されなければ、損益分岐点を超えることはありません。

 

時給2,000円の派遣社員の業務をRPA化させるとすれば、

年間800時間の削減、月にすれば66時間の削減が必要になります。

 

これが結構大変なのです。

 

先ほどの100行のログイン、ログアウトの処理はせいぜい1時間程度、

1ヶ月でみても20時間程度の削減にしかなりません。

 

それに加えてシナリオを作成するコストも乗ってきます。

 

 

RPAで働き方が大きく変わる!と期待を持って導入しても、

コストパフォーマンスを出せないままに活用しきれない企業が多数あります。

 

 

RPA導入前には、業務を見える化して専任の担当者を立てます。

その後、計画的なコストの算出をするようにしましょう。

見える化されたシナリオだけで十分なパフォーマンスが出せないのであれば、

他の業務も見える化しなければなりませんし、場合によっては導入を延期させる必要があります。

 

 

導入してすぐに効果が出ないのは当たり前であると割り切り、

長期間でコストパフォーマンスが出るような計画を立てるようにするといいでしょう。

 

最初は先行投資になるかもしれませんが、

2年3年と期限を設けることで効果は発揮されていくようになります。

 

コストの計画をしておけば、

途中での実績との比較もできるようになり、進捗が分かりやすくなります。

 

ただシナリオを増やせばいいのではなく、

どれだけ業務が効率化できたか?という目線で見ることができるようになるでしょう。

 

 

 

★RPA導入前に考えておくことのまとめ

3つのポイントに絞ってRPA導入前に考えておくべきことをお伝えしてきました。

 

ここまで読む前は、もっと簡単にロボットを使えると思っていた人もいるのではないでしょうか。

 

最初は面倒に感じるかもしれませんが、

これらの課題をすべてクリアできた時、RPAは画期的な成果を出してくれます。

 

是非とも事前準備を綿密にし、RPA導入で効率的な働き方を目指してみてください。

 

 

 

 

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