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人事担当者必見!RPAで効率化できる業務4選

2018.05.15

現在日本国内の企業では「働き方改革」を推進すべく、生産性向上への取り組みが進んでいます。このような中で、定型業務を中心としたバックオフィス業務の効率化に取り組む企業が急激に増えています。

そこで今回のコラムでは、業務効率化の側面から注目されているRPARobotics Process Automation)と特に親和性の高いとされる、人事部門の業務にフォーカスし、RPAの導入シーンについて紹介します。

1.定型業務に強いソフトウェアロボット「RPA」

本題に入る前に、まずはRPAの得意領域について触れておきます。RPAを導入する際に検討することとして、まずは「RPAで何ができるか」ということについて把握しておく必要があります。ロボットと名がついている以上、何でもできるというイメージを持ちやすいですが、RPAでできることは定型業務になります。つまり、人間のように考えて判断するような業務はRPAでは対象範囲外であることに留意しなければなりません。

 

RPAの得意領域としては以下のようなものがあります。

 

RPAは判断業務ができないと申し上げましたが、まずは一度ご自身の業務を棚卸ししてみることをお勧めします。なぜなら実際に業務を可視化すると、意外に定型業務、いわゆるRPA化ができる業務が多いことに気づくからです。RPAを導入することによって、今まで行ってきた単純作業をロボットに任せ、人事担当者はコア業務に専念することができます。

 

以下では、上記のRPAの得意領域を踏まえ、私が今まで経験したRPA導入プロジェクトの中から、RPAとの親和性が特に高い人事業務の導入ケースを紹介します。

 

2.人事部門でのRPA適用シーン

私は、今までのRPA導入プロジェクトの経験から、RPAを人事部門から導入すべきと考えます。人事部門ではRPAで効率化できる定型業務が多いからです。実際、私が過去に担当したクライアント企業様で業務棚卸しを行ったところ、人事部門での全業務の約6割が定型業務であることがわかりました。ここでは、そんな定型業務が多い人事部門の業務の中でも特にRPAで効率化できる可能性が高い事例について解説します。

 

※ここで紹介する業務内容や業務時間は、あくまで私の経験したプロジェクトから抜粋したものです。企業規模等により内容は異なりますので、あくまでも参考情報として掲載していることにご留意ください。

 

◎給与計算(アウトソーサーからの給与計算結果の照合作業)

給与計算は各従業員の働いた分の賃金を計算する仕事ですが、給与額は毎月変動し、給与からも所得税、住民税を天引きする必要があり非常に複雑な上、正確さが求められる仕事です。

こうしたことから、最近では給与計算を社会保険労務士事務所等の外部企業にアウトソーシングする会社も増えていますが、その場合はアウトソーシング先とのコミュニケーションをしっかり取る必要があります。また、企業によっては、アウトソーサーの計算結果が信頼できず、最終的に人事部門で仮計算した給与の額と、アウトソーサーから返却された給与の額を確認する作業をしているケースがあります。最終的に人事部門が給与額に対して責任を持つ必要がある為、その気持ちは理解できます。しかし、これだとそもそもアウトソーシングしているのにもかかわらず、単純作業から解放されない状況が続くことになり、本末転倒になってしまいます。

 

ここで上記「定型業務に強いソフトウェアロボット「RPA」」で述べた、RPAの得意領域である照合作業を思い出してください。RPAを導入することで、アウトソーサーから返却された給与の計算結果の照合作業を自動化することができます。また、万が一給与の額が一致しない場合、担当者にアラートメールを通知するなどのプログラムを作成することも可能です。

 

ある企業では、この作業に年間50時間かかっていましたが、RPAを導入することで、30時間の削減効果が期待されることがわかりました。

 

◎入社・退職の手続き(社内システムのマスタ登録/変更)

入社や退職がある都度、人事部門の担当者は、人事マスタを更新します。このほか、入社や退職のタイミングでは多くの手続きがあり、やや似たようなものもあるため混乱しやすい面があり、人事部担当者はここで業務負荷を少しでも減らしたいことでしょう。

 

企業によって入社・退職の情報管理方法はさまざまですが、私の経験上、人事採用担当者が更新した入社・退職情報が一覧化されたExcelをマスタで管理し、その後、人事労務担当者が社内システムに従業員情報を転記する、というような作業を行っている企業が多いです。

 

ある企業では、この転記作業に年間15時間かかっていましたが、業務棚卸しを行った結果、年間10時間の削減効果が期待されることが判明しました。もともと作業時間としてはあまり多くはないのですが、入社・退職のタイミングは業務が繁忙する傾向にあり、業務平準化の効果も期待できることからRPA導入のメリットは大きいといえます。

 

◎通勤交通費申請(従業員からの定期券申請ルートチェック)

こちらも企業によって運用方法はさまざまですが、ここでは私が過去に携わったRPA導入プロジェクトのクライアント企業様の事例を紹介します。そのクライアント企業様は、まず人事部門担当者が入社や退職、転勤がある従業員に対して、住所・通勤経路の変更届(Excel)をメールに添付し案内をします。その後従業員から返信があると、人事部門担当者はYahoo路線情報を活用し、従業員から申請された経路が最短距離&最廉価であるかを確認します(条件が満たされない場合は申請者本人に申請が差し戻しされます)。

 

RPAでの業務自動化の方法として、あらかじめExcelファイルに対象者一覧の情報を入力しておくことで、その後RPAがその情報を認識し、対象者に自動でメールを送信する、ということができます。また、あらかじめ申請ルートの情報も上記Excelファイル内に保持しておくことで、Yahoo路線情報への情報転記からルート検索までを自動で行うことも可能です。申請された経路が最短距離&最廉価であるかの確認は判断を伴うため、この作業はRPAではなく人間が行います。このように、一部の業務をRPAが行い、もう一部の業務を人間が行う、という役割分担を手軽にできるのもRPAの魅力の一つといえます。

 

こちらのクライアント企業様では、このルートチェック作業に年間30時間かけていましたが、業務棚卸しを行った結果、年間10時間の削減効果が期待されることが判明しました。他の業務と比べ削減効果としてはあまり高くありませんが、今まで行ってきた単純作業をRPAで自動化することによってその後の判断業務に集中することができるというメリットがあります。

 

◎採用面接(面接の資料準備)

採用担当者は、面接前日までに面接官のために面接資料を準備します。多くの場合企業の採用面接は一次面接、二次面接、最終面接と複数回面接を行うため、その都度面接資料を準備する必要があり(二次面接・最終面接では、前回の面接官からのフィードバック情報を資料に載せる必要がある)、実際に業務を棚卸しすると、意外とこちらの業務に工数がかかっていることがわかります。

 

私が携わったプロジェクトのクライアント企業様では、面接資料の準備だけで、年間790時間もかかっていることがわかりました。資料作成の方法を伺うと、採用管理システムから面接対象者の情報が含まれているCSVデータをダウンロードし、一定のExcelフォーマットに貼り付ける、というものでした。RPA導入で期待される削減効果を試算したところ、年間720時間でした。ある程度ルーティン化された作業でも、以前までは自動化の検討余地がなかったものも、RPAの出現によって自動化が現実のものとなっています。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はRPAの導入効果が期待できる「給与計算(アウトソーサーからの給与計算結果の照合作業)」、「入社・退職の手続き(社内システムのマスタ登録/変更)」、「通勤交通費申請(従業員からの定期券申請ルートチェック)」、「採用面接(面接の資料準備)」の4つの業務を紹介しました。

 

いずれにしても、RPA導入の検討にあたってはまず「RPAで何ができるかを知る」、「業務の棚卸し」を行うことから始めることをお勧めします。そうすることで、今までRPAについてクリアになっていなかった部分から解放されるはずです。

 

また、ここで紹介した業務以外でもRPAで自動化できる業務はたくさんあります。RPAの得意分野を参考にしつつ、RPAの導入機会を探ってみてください。

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