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RPA導入における留意点と製品選定

2019.04.03

近年「働き方改革」と共に有名になりつつあるワード、“RPA”が市場に出回りつつあります。しかし、その実態をきちんと把握してうまく使いこなせている人はどれだけいるでしょうか。「RPAがあればもうこっちのものだ、ガハハハッ!」、そんな声がほんの少し耳を掠める今日この頃だからこそ、RPAの良いところも悪いところもひっくるめて皆様に理解していただきたいと思っております。

 

 

まず、RPAとは何ぞやという点から説明させていただきます。(耳にタコだという人は飛ばしてください)

PRAとは、Robotic Process Automationの略で、一般的なパソコン上の定型作業をソフトウェアによって自動化することです。例えば、営業の為に今月までの1年間の売上などのデータをグラフ化し資料化する作業。または人事が行うような、SaaS型サービスサイトへの何十人、何百人もの社員のアカウントを登録する作業や、毎月行う定型の報告や情報取得・提供など、人間の判断を必要とせず決まったルールに則ってPC上で完結する作業は自動化しやすい業務となります。一般的にRPAが可能といわれている業務としては、バックオフィス、情報収集、調査、電子取引、業務代行、マーケティングといった分野が挙げられます。

 

RPAの落とし穴

PRAがあれば何でも任せられるかというと、決して頭を縦にふれません。RPAを導入するには、まずそれぞれのRPAソフトが持つ機能を理解し、自動化する業務にやOS環境に応じてどのソフトが良いのかを選定し、導入のための費用や手間を考慮した上でプログラムを組み立てるか否かを決定しなければなりません。

 

以下、RPAを導入にするにあたっての思い当たる留意点をいくつか挙げます。

 

  • RPAはトップダウンではなく、ボトムアップで導入を検討するべき

 

RPA導入に対し、いくら事業本部が乗り気でも現場ではあまり必要と感じていないケースがよく見受けられます。現場側は、業務を自動化することで、自分たちの仕事を奪われるという認識であるため、導入しようとしたときに反発を受けたり混乱が生まれたりすることがあります。

逆に、現在の業務量が多く、今の人員では人手不足といった場合に、PRAを導入することで現場の負担が減り、業務の細部まで自分たちでコントロールできるといったあるべき姿に繋がるのであれば現場の人たちにとって嬉しいことです。そしてRPAを導入するときには、自動化する作業を一番分かっている現場の人間が主体となりロボットを組み立てていくことが一番効率的です。バグやエラーが発生してロボットが停止してしまった場合、組み立てたのが本人たちであればすぐロボットを調整することもできます。

 

  • RPAを導入する際は、業務改善を行い、RPAを適応させる部分を最小限に抑えてから導入する

 

慣例で行っている業務の中には、そもそも取り組む必要のない業務があることも。RPAを導入するにしても、ソフト上でのロボットの開発が必要となってくるため、なるべくその手間を省きたいですよね。また、同じ業務をする場合でも人によってやり方が変わってくるでしょうし、どんなやり方が一番いいのかを部署内で話し合って決定した上で簡略化された手順で導入した方が効率的です。

ロボットを組み立てる上では、処理の途中にExcelなどの表計算を挟むことでロボットが複雑化するのを防ぐという手もあります。業務改善を行った上で簡潔な状態でロボットを導入することが望ましいでしょう。

 

  • 業務内容によっては効果が出にくい場合がある

 

例えば、事業本部で社内全体における定型の作業が数百個分あるとしましょう。同じことを繰り返すことが多いほど人的ミスが生じやすく時間もかかるため、RPAを導入することに意義があります。

これに対して、各現場で行うような、作業容量が少なく、違った種類の短い業務がたくさんある場合には、11つの作業に対しロボットを組み立てたとしてもあまり工数削減の面で成果が出にくいことも考えられます。そこで、細かい業務を束ねて一つの処理ロボットに組み込んでおく、または急ぎでないものは、毎日の作業を月に1回に束ねてロボットに行わせるなど、効果の出る方法を考えて導入することもできるかもしれませんので、早々に諦めないでくださいね。

 

 

仕様をもとにどの製品を導入するかについて検討する

 

今日では多くのRPAソフトが存在します。各RPA製品にはそれぞれ仕様があり、製品によってできること、できないことがあります。何を導入するかは、ソフトの使い勝手や価格で利用検討するのはもちろんのこと、どういった作業をするかを現場レベルで確かめた上で選定した方がよいでしょう。

 

  1. クラウド上で使うか、またはPCやサーバーにインストールして使うか
  2. インストールする先のOSは何か(Windows/macOS/Linux
  3. サーバーにインストールするか、デスクトップにインストールするか

 

1.PCやサーバーにインストールして使うか、クラウド上で使うか

RPA製品にはPCやサーバーにインストールして利用する「オンプレミス型」と、インターネットに接続し、ブラウザ上でロボットを稼働させる「クラウド型」があります。

「オンプレミス型」は、ロボットにさせる作業がPCやサーバー上のアプリケーションを含むものになる場合はこちらを選ぶ必要があります。もう一つの「クラウド型」は、基本ウェブブラウザ上で完結する作業を行う場合に利用できます。※ローカル上のアプリケーションやファイルを操作する場合は別のプログラムを書くことで可能になる場合もありますが、そういった機能は製品一つ一つの仕様を確認する必要があります。

 

現在世に出ているRPA製品の大半がオンプレミス型となっています。AI Platformなど、オンプレミス型とクラウド型の両方のサービスを提供している製品もあります。

 

2.インストールして使う場合、OSは何か(Windows/macOS/Linux

これは簡単ですね。自動化する作業をしているPCWindowsmacOSLinuxか、どれになるかで使えるRPAソフトが限られてきます。

現在Windowsで動くものがほとんどで、その次にLinux、最後にmacOSとなり、macOSで利用するのであれば、HeartCore Roboくらいに限られてきます。そもそもmacOSで事務作業をするとしてもクラウド上のサービス上で行うことが多いと思われることから、RPAソフトのほとんどがWindows用で開発されています。

 

3.サーバーにインストールするか、デスクトップにインストールするか

RPAの種類には、「サーバー型」と「デスクトップ型」に分類されます。自動化する作業がPCのデスクトップ上で行われる場合はデスクトップ型を利用します。日常のデスクトップ上で行う簡単な作業には、このデスクトップ型が向いています。しかしデメリットとしては、処理の種類によってその自動処理がPC端末を占有してしまい、同じPC上で別の作業を同時に行えないことです。

 

もう一つの「サーバー型」というのは、デスクトップ上での作業を必要としない処理で、複数のウェブサイト上の情報を取得してメールで送ったり、グラフ化したりするなどの作業を、PCの電源を入れずとも、PC画面を占有されずに実行することができます。また、サーバー上にアップした一つのロボットを何台ものPC上で同時処理させることもできます。バッチ処理など大量の作業を夜間に行わせるといったことにも向いています。

 

 

RPA製品インストール環境

 

 

いかがでしたでしょうか。RPAを導入するにおいても、現場の状況や作業内容を深く理解していないと、本部側が勝手に現場に導入させても現場でうまく利用されず、余計なお世話と思われてしまうことにもなりかねません。現場の人が今の状態で行うべき業務を全て遂行するのが難しく、更にやりたいと思っている仕事に手が回らない、そういう状況には最適でしょう。また、導入する際には、現状の作業の進め方を見直し、効率化した上で、作業内容やインストールする環境を確認した上でどの製品を使うかを決める必要があります。製品から先に導入してしまい、この作業ができなかった、とならないように注意してくださいね。

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