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業務効率化ツールの必要性!今あるリソースを最大化し生産性アップ

2018.04.09

業務改善と同様に、業務効率化のツールが必要になってきています。無駄を省き、時間や人のリソースを集中させ、利益を最大化させるために体制の変更業務の見直しだけでなく、ツールを導入することで、必要不可欠な業務に携わる時間を短縮することができます。

そうすることで、取り組む時間も増え、生産性をアップさせることができます。ITを使ったツールから、すぐ作り上げることのできるテンプレートまで、様々です。

今回は、どのような業務効率化ツールがあるのか紹介します。

 

すぐにでもできる業務効率化ツール「文書・文章テンプレート」

即効性が高く、コストもかからない業務効率化ツールの代表格といえば、書類の雛形やいつも打ち込んでいるテキストの辞書登録機能など、工夫すればいくらでも出てきます。

一人で数々の業務をこなしている人の場合、情報整理系のツールやToDo系のアプリなど、効果を発揮します。

また、IT機器の発達によりコストダウンが著しい、OCRアプリなどは、業務効率化ツールの代表格です。

ほかの方からよく聞かれる内容をマニュアル化するのもひとつの業務効率化ツールといえるでしょう。自分の代わりに仕事をしてくれるものをどれだけ用意するかで、自分の仕事は少なくなります。

 

ITを活用したソリューション

業務効率化ツールの多くは、ITを活用したものが多いです。業務効率化ツールを自社向けに構築しようとするとありえないくらいのコストがかかります。しかし、以前に比べ業務効率化ツールも無料で導入することができるものや有料でもライセンス毎1,000円以内というものもあります。毎月のランニングコストはかかってしまいますが、それ以上に一人あたりの時間コストが抑えられれば、導入に向けたハードルも低いでしょう。

また、業務のクラウド化やリモート化によって、出社そのものを無くして、スマートオフィスを目指している企業も存在します。社内のリソースを最適化する方法のひとつですね。

 

RPAを使用した業務ロボットの構築

ITを活用した業務効率化の延長線上ですが、人を雇うのではなく、ルーティン業務を自動化するコンピューター上で動くロボットを構築しようとする試みがあります。

RPAとOCR、AIなど複合的な技術を活用し、性能の高いロボットを生み出すことが可能になります。すべて人の手が置き換わるわけではございませんが、人を増やすより安価なコストで業務改善化を実現することができます。

 

まとめ

業務効率化ツールについて紹介しました。様々なツールが存在することをあらためて知れたかと思います。ツールの種類を知っているというより、業務効率化を図ろうという意識が重要な気がします。

同じ業務が繰り返し発生している場合でも、それに甘んじて工夫せず反射的に仕事をこなしてしまいます。お金をかけずともちょっとした手間でツールを作り上げることはできます。ITを使ったシステムを構築する場合はコストがかかります。しかし、昔に比べて安価なサービスも増えてきているため、探してみるとぴったりなものが発見できます。

また、どれだけ業務を効率化しても人の手には限界があります。人に代わって業務をこなしてくれるRPAやITロボットは、今必要とされている業務効率化ツールといっても過言ではないでしょう。

今あるリソースを最大化するために最適なツールを手に入れてください。

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