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業務のRPA化には必須 ワークフローの作り方

2018.12.17

 

 

 

 

私たちの職場では、多くのバックヤード業務が担当者によってブラックボックスと化しており、そのままではRPA化できません。

 

ポイントとなるのは上手なワークフローの作成です。

 

なぜならRPAは自ら考えることはできない、ワークフロー通りに処理を進めるからです。

 

 

ではどのようにワークフローを創るのか、担当者からフローを如何に引き出すか、全部を自動化すべきかといった点について経験を踏まえて解説します。

 

 

 

■スタッフ業務をワークフローによって可視化する

生産現場ではあらゆる作業が可視化される

 

昔から生産現場では、あらゆる工程が「標準書」によって可視化されてきました。

 

例えば飲料メーカーで中味を製造するとき、事前準備(各設備の点検・投入原料の秤量)や工程(攪拌時間と温度・原料の投入順序等)といったこまごまとした手順が標準書に記載されています。

 

ものづくりは、1人ではできません。

チームを組んで分業制で作業し、常に一定の品質を保証し続けるために、「標準書」は必須なのです。

 

 

属人化しやすいスタッフ業務

 

一方、スタッフ業務は、どちらかといえばパソコンに向かって行う作業も多く、どちらかといえば個人プレーが主体です。


経理・総務・人事などのスタッフ業務を経験された方はお分かりかと思いますが、人事異動や担当変更で仕事を引き継ぐとき、前任者から業務フローやマニュアルを渡されるケースは、どちらかといえば稀です。

あったとしても、担当業務が箇条書きされ、手順や要領が記述されている、といった類が大部分です。

 


前任者から渡されるのは、過去のメールのやり取りや提出資料(紙やPCファイル)で、業務推進のポイントを口頭で1時間ほど説明を受けて終了です。

こんな引継ぎでも、2-3か月すればこなせるようになってしまうのですから、人間は順応性が高いのです。

 

 

RPAによる自動化を進めるためには、ワークフローは必須です。

ロボットは人間と違って臨機応変には対応できないからです。

 

 

RPA化の前に業務を「みえる化」する

 

ワークフローの目的は、業務の「みえる化」です。


業務の中で「属人化」しているプロセスをあぶりだし、「共有化」していきます。

 

同時に、手順やスケジュールがあいまいで個人の経験に頼っていたようなプロセスを「ルール化」します。

 

 

例えば給与の源泉徴収業務において、給与支払いデータのダウンロード・集計から税務署提出資料(源泉徴収票)への転記まで、一連の業務プロセスと留意点(他部署からデータをもらう場合の入手要領・給与データと会計データの照合等)を整理し、だれが見てもわかる形に「共有化」します。


同時に、他部署からのデータ提出期限(給与センターからの給与実績など)があいまいだったりする場合には、これを機会に提出期限を明確にします。

 

この「共有化」「ルール化」が、RPAの円滑な推進に役立つのです。

 

 

 

■ワークフロー作成の進め方

ワークフロー作成の進め方は、まず業務を棚卸しし、次にワークフロー作成、最後に業務プロセスを見直す、という順番です。

 


ステップ1:業務を棚卸する

 

ワークフローがRPAに役に立つといっても、作成には手間がかかります。

すべての業務についてワークフローを作成するのは効率的ではありません。

 

そこで、業務を棚卸したうえでRPA化の対象とする業務を絞り込み、対象業務に限ってワークフロー化するのです。

 

業務棚卸リストは後々の検索性・加工性を考慮し、エクセルファイルで作成します。

 

リストの横軸は、以下のような項目で構成します。

・部署・担当者名、業務分類

・業務名・簡単な業務手順

・業務マニュアルの有無

・業務ボリューム(作成時間・作成頻度・複数の事業所や担当者で同じ業務を行う場合にはその数)

RPA展開する上での業務ステップ

(コピーペーストまたは参照・ファイルダウンロード・集約・メール送信・メール受信・照合・アップロード・ファイル保存など)

・使用するシステム(基幹システム・業務システム・市販ソフトウエアなど)

 


事務局は各部署からリストを集め、以下の項目を勘案してRPA化対象業務に優先順位をつけます。

 

まずはプロセスがシンプルなワークフローを作りやすい業務からスモールスタートし、次のステップで複雑な業務にもチャレンジしていくのが、RPA化の定石です。

・業務ボリュームが比較的大きくRPA化効果を発現しやすい

・整備された業務マニュアルをベースにワークフローを組める

・(最初は業務ステップがシンプルかつ関連する部署が少なく、ワークフローを組みやすい

・(シナジー効果が期待できるので)極力基幹システムを使っている業務を選ぶ

 

 

ステップ2:ワークフローを作成する

 

次は絞り込んだRPA化対象業務について、ワークフローを作成します。

ワークフローとは一定の約束事により定められた図形記号と矢印により業務の流れを記述するフローチャートです。 

 

 

(ワークフロー作成の約束事)

1部署が作成したワークフローはRPA推進事務局に提出された後、シナリオ編成部隊・ベンダーやコンサルなどのサポート部隊も目を通します。

 

関係者全員が判別できるようにするためには、以下に示すようなの約束事が欠かせません。

 

・フローチャートの横側に詳細記述欄を設け、同時に図形記号にナンバリングし詳細記述と紐づけします。

・業務の成果物・ダウンロードデータ・規定類・帳票類・システム入力画面など関連情報・資料をリンクさせます。

・横軸を組織、縦軸を時系列とするマトリクスシートに記述します。

 

 

(記号の種類)

フローチャートで使う必須の記号は、以下の3つです。その他に必要に応じて接続・帳票といった記号を追加したうえでルール化します。

特に業務がいくつかの工程に分かれる場合、サブプロセス記号を使えばワークフローをいくつかに分割できます。

 

ただし、図形記号の数はあまり増やさずシンプルにとどめておくことが基本です。

基本以外の図形記号は、読み手に意味が伝わりにくいのです。

凡例を付ければ判別はできますが、判読性は確実に落ちます。

 

 

(分岐の使い方)

分岐は業務プロセスを表現する上で欠かせませんが、わかりやすくするためには極力シンプルさを心掛けると同時に、やたらと使うのは避けなければなりません。

・頻度が高い補正処理は分岐とせず標準ステップとしてのワークフローに組込む

・分岐が細かくなりそうな場合には小さめの文字の箇条書きで代用する

2連分岐はわかりづらいので1つの分岐記号にまとめる

 

 

ステップ3:業務を見直す

 

業務プロセスを正確に記述するのがワークフローの目的ですが、作成過程で様々な不整合や非効率が見えてきます。

例えば、入力原票のエクセルフォーマットが事業所毎に異なるようなケースでは、この機会にフォーマットを統一するのが得策です。

 

ただし業務見直しが目的ではないので、見直しが難しいような業務に関しては特記事項欄にその旨とどめておくようにしましょう。

 

 

 

■さいごに-まずはサポートを受けながら始めよう

ワークフローの作成は、基本的に社内のリソースで対応すべきです。

 

それは、実務をもっともよく知っているのは現場の社員であり、作成は彼らに任せるべきなのです。

 

 

ただし、最初は自己流で進めるのではなくサポートを受けることをお進めします。

RPAベンダーの多くも、実践を兼ねたワークフロー作成研修の提供や、作成指導を提供しています。

 

こうした支援を積極的に活用すべきでしょう。

 

 

 

最後まで目を通していただき、ありがとうございました。

 

この記事が、ワークフロー作成に少しでも役立ち、RPAの円滑な推進に少しでもつながれば幸いです。

 

 

 

 

 

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