■サイト内検索:
 

RPA Biz > RPA開発Tips > 業務改善、目標達成のためのフレームワークとシステムの活用

業務改善、目標達成のためのフレームワークとシステムの活用

2018.12.03

 

 

日々の業務にすぐに取り入れることができる、業務改善や目標達成のためのフレームワークを紹介します。

 

 

 

1.6W2H

(1)目的

問題の多面的把握、思考整理

 

 

 

(2)内容

6W2Hは6つのW2つのHの計8つ疑問詞を用いて、物事やテーマ、問題、課題などを多面的な切り口から考察するためのフレームワークです。

 

テーマに対してさまざまな角度から問いを投げかけることで、思考が広がり、それまで気付いていなかった視点を得ることができます。

 

思考を広げた先にあいまいな情報がある場合は、その情報についても考えるきっかけになります。

 

 

 

(3)6W2Hの内容

Who(だれが):人物や組織、役割、グループなど、主語を明らかにする。

 

What(なにを):問題や事象、商品やサービスなど、考察する対象について事実や構造を明らかにする。

 

Whom(だれに):ターゲットや関係人物など、対象者を明らかにする。

 

When(いつ):実行日や納期など、時間軸(期間やタイミング)を検討する。

 

Where(どこで):場所や位置、地理情報やエリアなどを検討する。

 

Why(なぜ):目的や原因、意義や前提条件、狙い、意図を明らかにする。

 

How(どのように):手段やプロセス、方法、手順、構造などを明らかにする。

 

Hom much(いくらで):時間やお金、人材など資源を検討する。

 

 

 

(4)手順

①テーマ(問題)を決める

 

②情報を広げる

テーマに対して、8つの疑問詞のそれぞれに回答しながら思考を広げていきます。

 

 

 

(5)フレームワーク図

 

 

 

 

 

2.ロジックツリー(マインドマップ)

(1)目的

情報の整理、全体像の把握

 

 

 

(2)内容

物事を分解して考えていくことで、全体と部分を網羅的に整理するフレームワークです。

何か問題が起こっている場合、そこには必ず原因が存在します。

 

その問題、あるいは解決策を「因果関係」という切り口で発想を広げていくことにより、より的確で網羅性のある原因リスト、あるいは解決策リストが出来上がります。

その出来上がったリストに優先順位をつけて、実行するものを決めていくことで、限られた時間と資源を有効に配分することができます。

 

 

 

(3)手順

①問題を設定する

ロジックツリーの頂点となる問題を設定します。

 

 

②主な原因を書き出す

設定した問題に対して「なぜ?」を問いかけ、主な原因と考えられる要素を書き出します。大きな分類を把握することがポイントです。

 

 

③原因を細分化する

上記②で書き出した原因に対して、さらに「なぜ?」を問いかけ、各原因を細分化して掘り下げていきます。

視点や論点に偏りがなく、網羅的に情報を書き出せているかがポイントです。

 

 

④ツリーを整理する

情報を出し切ったら、各要素のつながりが理論的であるかどうか、上位概念・下位概念の関係に間違いがないかなどチェックします。

 

 

 

(4)フレームワーク図

 

 

 

 

 

3.オズボーンのチェックリスト

(1)目的

9つの問いを用いて新たな視点を得る、課題解決のためのアイデアを練る

 

 

 

(2)内容

アイデアが浮かばない際に発想する切り口として利用する為のリストです。

9つの問いで新たな視点を得るフレームワークです。テーマに対して新たな問いの視点うぃ得ることができているか、テーマに対する理解が深まっているか、アイデアを発展させる方向性を複数見出すことができているかがポイントになります。

 

 

(3)9つの問いのパターン

転用:転用できないか、他の方法で使えないか、新しい使い道はないか

 

応用:応用できないか、似たようなアイデアはないか、他のアイデアを応用できないか

 

変更:変更できないか、色・形・デザイン・仕様・利用目的・意味付けを変えてみたら

 

拡大:拡大できないか、大きく・高く・長くしたら、付加価値や頻度、割合を高めたら

 

縮小:縮小できないか、小さく薄く、短くしてみたら、機能や情報を減らしたら

 

代用:代用できないか、素材や人、物、場所、方法を代用できないか

 

置換:置換できないか、要素や順序、配置、パーツ、プロセスなどを置き換えたら

 

逆転:逆転できないか、上下や左右、前後、内と外、順序、考え方を逆にしたら

 

結合:結合できないか、セットにしたり、新旧や真逆の要素を組み合わせると

 

 

(4)手順

①テーマを設定する

 

②9つの問いでアイデアを広げる

 

 

(5)フレームワーク図

 

 

 

4.OKR

(1)目的

目標管理、戦略立案、組織開発

 

(2)内容

Objective and Key Result(目標と主な結果)」の略で、企業のチームメンバーそれぞれの目標と期待されている結果を明確にし、組織のオペレーションとコミュニケーションを効率化するためのシステムです。

 

OKRを組織に導入するメリットはいくつかありますが、一番大きなメリットはゴール(目標)を明確にすることによって何にフォーカスするべきなのか、何を無視しても良いのかをクリアにできることです。

 

そして、OKRは会社全体に公表されるのでコミュニケーションの効率化にも繋げることができます。

OKRの定量的な効果測定である目標達成度指標(Key Results)と類似している業績管理手法として、KPI(Key Performance Indicator:重要業績評価指標)が挙げられます。

 

KPIは「最終目標を達成するための必要なプロセスを経過目標」と定義され、それらが適切に実行されているかどうかを順次チェックしていくことで、最終目標を達成していきます。

 

KPIはプロセスチェック、OKRはコミュニケーションの促進が目的となっており、性質が異なります。

 

 

 

(3)手順

①Objective(目標)を決める

Oは次の条件を満たす一つの文とする

 

  • 定性的で人を鼓舞する内容にする
  • 時間的な縛りをつくる(3か月以内。1か月や四半期など)
  • 各チームが独立して実行できるようにする

 

例)イベントを成功させる

 

 

 

②Key Result(主な結果)を決める

KRではOの感覚的な言葉を定量化します。難しいが不可能ではない範囲で1から最大4つのKRを設定します。

例)イベントページUU10,000人 イベント来場者数3,000人 

 

 

 

③OKRの評価

仮に四半期で期間を設定した場合、四半期が終わったら、個人で設定したOKRの達成率を個別に振り返ります。全社メンバーを集めて、チームや部署そして会社全体の達成率を評価します。

 

 

 

(4)図

 

 

 

5.KPT

(1)目的

業務を振り返り、今後のアクションを考える。

 

 

(2)内容

KPT(ケプト、ケーピーティー)とは、「Keep(継続すること)」「Problem(改善すること)」「Try(新たに挑戦すること)」の3つの要素から、現状の業務状況を振り返るフレームワークです。

 

よかったところと悪かったところを整理して今後のアクションを考えます。

 

業務中に個々人が感じている課題や気づきを、チームとしての課題や気づきに変えることが目標です。

週ごと月ごとなど、定期的に実施することが理想です。改善が必要な要素をはっきり書き出せているか、Tryがアクションとして書き出せているかなどがポイントとなります。

 

 

(3)手順

①前回のTryを確認する

 

②継続することを書き出す

前回設定したTryの内容と、現在の業務状況を踏まえて、継続する要素(Keep)を書き出します。よかった点や成功したことが該当します。

 

③改善点を書き出す

改善点(Problem)を書き出します。

 

④新たに挑戦することを書き出す

KeepとProblemを踏まえて、今後新たに挑戦すること(Try)を考えます。

 

 

(4)フレームワーク図

 

 

 

 

 

topへ
© RPA.biz