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RPAの導入を促進させるITツール/ソフトウェア

2018.11.22

 

 

 

 

 

 

 

本コラムでは、RPAの導入機会を増やすために有効な、周辺ITツール/ソフトウェアの話をします。

 

RPAはその性質上、PC上で行われる作業しか対象となりえず、すなわち扱うデータ・情報は「電子化」されているものが基本的には前提となります。

 

 

今日のコラムでご紹介するITツール/ソフトウェアの数々は、通常の業務上で扱う情報を電子化する意味合いをもっており、それにより今まで紙等で行われた状況ではRPAの対象となりえなかった業務に対し、RPAによる自動化の機会を増やすことに繋がります。

 

 

 

このITツール/ソフトウェアはかなり広範囲の業務について、既に各ベンダーが製品を提供しております。

 

ただ、今回のコラムでは、特にRPAの対象として初手をつけやすい経理人事総務周りの業務で使われるものを紹介します。

 

また、奉行弥生といった会計ソフトなど、通常どの企業様も使っているものについてはここでは割愛させていただきます。

 

 

今回紹介するITツール/ソフトウェアについても、既に「うちでは既に使っているよ。。」というものも多いかもしれません。

ただ、RPA導入コンサルティングの現場での経験から、実際にまだ未導入で紙や簡易的なメールのやりとりで済ましている企業様も多くいるものを選んでみました。

 

 

 

参考: RPAの導入を促進させるITツール/ソフトウェア

 

 

 

 

 

1.ワークフローツール

まず最初に取り上げたいのは、有給申請や婚姻などの各種申請を電子化するツール、通称ワークフローツールです。

 

これらの申請は後述する経費申請や勤怠管理のツールでも同様の機能をもっていたりしますが、「経費」や「勤怠」というカテゴリーには含まれない、社内申請も多く世の中には存在します。

 

 

 

例えば、総務に対する名刺の新規・追加印刷の申請や、保養所などの社内施設の利用の申請、そして、お客様の弔事に送る電報や花の申請というように、数多い細かな申請が世の中に存在します。

 

 

これらの申請は、通常はサイボウズなどのグループウェアを使っている企業様であれば、その機能から電子化することは可能です。

そのようなものは使っていない企業様の場合であってもGoogleG Suiteと連携したワークフローツールを使用したりもできます。

 

 

RPAへの活用例としては、このワークフローツールで来た電子化された情報をもとに、担当者が承認ボタンを押せば、名刺や花の会社などに自動で発注メールが飛ぶように仕組みをつくることができます。

 

 

また、企業によっては受注案件や諸々の決裁について稟議書を回しているところもあります。

 

そのような稟議書もワークフローツールにより情報を電子化することで、転記作業などを自動化することは可能です。

 

 

 

 

2.経費申請ツール

次に取り上げたいのは、社員の旅費・交通費などの経費申請についてです。

 

社員が立て替えて支払うもの代表は出張等に付随する交通費、宿泊費などですが、企業によってはそれ以外の諸々の経費申請が発生するケースもあります。

 

 

このような申請を簡易化するためのツールとして有名なのはコンカーや、楽楽精算といったサービスになります。

特に、コンカーでは、社員は領収書をスマートフォンで撮り、その画像で申請をすることも可能になります。

 

紙の証書も規則上、提出することが求められますが、電子帳簿保存法の施行により、かなり領収書管理の手間を省くことが可能になります。

 

これはRPAによる効果とは別の話になりますが、経費精算はどの企業も負担に頭を悩ます業務ですので、一考の余地はあるかと思います。参考までに横浜ゴムでの事例を紹介します。

 

 

参考: 領収書電子化を急げ!電子帳簿保存法対応の先陣を切る横浜ゴムの狙いとは

(https://www.concur.co.jp/newsroom/article/case-study_yokohama-rubber-ebunsho  )

 

 

 

この経費精算ツールとRPAの連携についてですが、主に会計ソフトへの転記作業が中心となります。

 

経費申請をするときに、社員番号や、費目情報、そして部門コードやプロジェクトコードも入れさせることにより、会計ソフトへの転記が自動化できる余地が広がります。

 

もちろん、何でもかんでもチェックなしで申請を認めるわけではないので、上長など担当者による承認がなされたもののみを転記対象とします。

 

 

 

 

3.勤怠管理ツール

社員の日々の勤務時間や、有給消化、代休や振休の管理は、ほぼ全ての企業が行っている業務と言えます。

これらの企業活動に欠かせない業務を扱うのが勤怠管理ツールです。

 

これらのツールには打刻システムと連動したり、シフト管理や労務時間を案件ごとに割り振ったりできる機能もついていたりします。

 

 

これらのツールで有名なのは、チームスピリットジョブカンといったサービスになります。

 

筆者の所感でいうとチームスピリットは案件管理に強く、B2B向けの事業を行う会社に有効、ジョブカンはシフト管理等ができやすいので小売業などB2C向けの印象です。

 

RPAの活用シーンとしては、これらの勤怠情報から残業手当などの金額を算出したり、残業過多の社員のリストを作ったりしますが、それらの作業を自動化する際によく使われます。

 

 

 

 

4.人事管理ツール

こちらも先述の勤怠管理と同様、所轄で言うと人事部周りのツールになります。

人事評価の管理であったり、各社員の所属、組織変更などに対応して人材管理を行うためのツールです。

 

 

既に社内にいる人材についてはワークデイカオナビといったツールが存在しますが、その他にも数多いソフトウェアが存在します。

 

特にワークデイは、統合型であるので組織図や従業員の管理もできますが、その他に給与明細や休暇申請、そして経費や財務の管理なども行えます。

 

 

また、その他に人事部の業務の大きなものとして採用活動が挙げられると思います。

 

このように新卒や中途などの応募者の管理については、現状リクナビやマイナビといった採用活動支援サイト運営事業者が提供するツールを使うことが一般的です。

 

 

特にマイナビはAOL(アクセスオンライン)と呼ばれる採用管理システムを持っており、多くの企業が利用しています。

 

 

RPAの活用シーンとしては、これらの人事管理ツールへの情報入力や抽出・エクセルへの転記といった作業が挙げられます。

 

特に、採用活動については、多くの企業がリクナビとマイナビを併用しており、両者のデータ連携作業、例えばリクナビのデータからマイナビのAOLへの打ち込み作業といったものが発生しています。

 

 

このような単純ですが量の多い業務はまさにRPAに打ってつけの領域となっています。

 

 

 

 

5.OCR

最後に、ご紹介するのはOCRです。

OCRは紙面上にある文字情報を電子テキスト化する技術を指します。

 

このOCRの技術は筆者経験上、どのRPAプロジェクトでも必ず一度は話題に挙がるトピックです。

バックオフィスでのパソコン業務の多くが、実はこの紙の帳票にある情報を入力することであったりするからです。

 

 

 

例えば、お客様からの申込書や、各種ベンダーから請求書、そして先述した社員の経費精算からの領主書などなど、紙上の情報は日本で溢れています。

 

 

もっとも良い方法は、これらの紙を電子請求書システムや、電子申込システムに置き換えることですが、慣例上、印鑑の捺印が求められたりするとなかなか難しかったります。

 

筆者がコンサルティングの現場でまずおすすめするのは、紙情報での申し込み・届出自体を電子化することですが、それが上記の理由により難しい場合は、OCRの検討を提案します。

 

 

このOCRの読み取り精度は日進月歩の世界であり、どの会社の製品を選ぶかが非常に重要になります。

 

特に、お客様からの申し込みなどの「手書き」を読み込ませたいのか、ベンダーから請求書などの「活字」を読み込ませたいのかで適したソフトウェアは異なります。

 

 

例えば「手書き」であればAIインサイドなどの手書き読み取りにAI-OCRがお勧めです。

 

また「活字」の場合、重要なのは一文字一文字の読み取り精度というよりか、帳票フォーマットの特定や、その中にある必要情報の抜き出し技術になりますので、ABBYY社のような製品が適していると言えます。

 

 

このOCRツールとRPAの連携シーンについては言わずもがなでしょう。

 

OCRにより電子化されたテキスト情報を各種システムに入力するところをRPAが担います。

 

お分かりの通り、このOCRとRPAの相性は非常に良く、今後もRPAのプロジェクトが世の中に浸透するにつれて、同時にOCRの取り扱いノウハウもコンサルタントに求められてくると予想されます。

 

 

 

 

 

6.まとめ

今回は経理・人事・総務周りで使われるツールを紹介しましたが、営業事務ではセールスフォースなどのCRM、SAPなどのERPツールのようなものもよくRPAの対象となります。

 

 

ただこれらのCRMやERPは事業の根幹を担うものであり、既に導入されている企業は多いです。

 

 

一方、今回ご紹介した経理・人事・総務周りのツールは導入が後手になっている、もしくは導入済であっても使っている部署とそうでない部署が混在していたりと標準化が不十分なケースが散見されるものです。

 

 

業務効率化、働き方改革の推進に興味を持つ企業様はこの機会にぜひ導入を検討し、RPAと併せて業務負荷低減の果実を狙うことをお勧めいたします。

 

 

 

 

 

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