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RPA使用による請求書作成業務の自動化

2018.11.01

目次

  1. 案件リストの準備
  2. クライアント毎の請求書作り
  3. 応用編〜案件リストに全て情報を盛り込む必要はない〜
  4. 期待できる効果
  5. まとめ

 

 

 

 

今回の記事では、実際のところ、

RPAを使ってどのような業務がどのように変化するのかを具体的にお伝えしたいと思います。

 

サンプルとして、請求書作成業務をRPAにより自動化させる方法を簡単にご説明します。

 

請求書作成業務であれば、会社や業種が違っていても共通する部分が多くあるため参考にしていただけたら幸いです。

 

*弊社ではRPAはWinactorを使用しているため、この記事ではRPA=Winactorの意味になります。

 

 

 

RPAで自動化するという目線で請求書作成業務の特徴を見ていきます。

  • クライアントにより請求項目と料金体型が異なる
  • クライアントにより請求書のフォーマットを指定される場合がある

 

 

上記の点を踏まえてシナリオの作成をしなければなりません。では、どのようにすれば良いのでしょうか。

 

プログラミングの知識がない筆者(事務員)でもできる方法で紹介します。

「これならうちの社員でもシナリオを作成できる!」という目線で見ていただけたら嬉しいです。

 

 

 

1.案件リストの準備

まず、案件のリストを準備します。

エクセルのリストが一番使いやすく、エラーが起きにくいです。

(エクセルはセルの位置が指定ができるため、正確にデータを取ることできます)

 

独自のシステムを使って管理している会社も多いと思いますが、

そのままのリストを使用する場合は、データ(数値)をRPAが認識できることが条件となります。

 

 

認識とは、簡単に言い換えると、データをコピーペーストできるかということです。

 

独自システムで管理しているリストをCSV変換するのでももちろん大丈夫です。

 

 

新しくリストを作成する必要はありません。現在使用している案件リストを利用しましょう。

 

あくまでも、業務効率化がRPAの使命です。

 

ここでは、表1のような簡易なエクセルを使って説明します。

 

 

 

上記のような案件リストがあるとします。

赤字部分の請求日・請求書OKマーク・済マークの列が重要となりますので、お持ちの案件リストに追加してください。

使い方は、請求書を作成したいときに「請求日」を入力し、「請求書OKマーク」にOKと入力するだけです。

 

 

あとは、RPAが自動で「請求書OKマーク」の列に「OK」が入力されていて、かつ、

「済マーク」の列が空欄の案件を抽出して請求書を作成します。

 

 

ここでは、会社整理番号で言うと、A003、A005、A006が該当することになります。

最後、請求書を出力するところまで自動でやってくれます。

(出力の必要がない場合は、特定のフォルダへデータを保存することも、もちろん可能です)

 

 

そして、作業が完了すると、済マークの列に「済」と自動で入力し、エクセルを閉じます。

 

RPA上のシナリオは下記のようになります、簡単ですね(図1)。

 

 

 

 

 

2.クライアント毎の請求書作り

エクセルの使い方は分かっていただけたかと思いますが、

一つの案件リストで複数のクライアント宛の請求書は作れるのか?という部分を説明していきたいと思います。

 

複数のクライアントを管理する場合も、シナリオは1つだけ作成すれば良いのです。

 

 

 

例えば、クライアント毎で異なるフォーマットを使用し請求書を作成したいとします。

 

この時、シナリオ上は「分岐」という道具を使います。

「分岐」とは、条件式を設定できるパーツです。

例えば、エクセルの「クライアント名」のセルが「あ」のときは、

一番左側のルート(図2)に進むというように設定をすることができます。

 

 

この機能を使って、一つのシナリオ内で複数の条件を指定することによって、

無数に進むルートを枝分かれさせることができるのです。

 

 

 

 

枝分かれさせた後、請求書へどのように反映されるかというと、下の図3をご参照ください。

青い枠の中の情報は、案件リストに入力していた項目になりますので、

シナリオを実行することで、自動でクライアント名や請求日を変更してくれます。

 

また、請求項目・数量・単価等もあらかじめ案件リストに入力しておけば自動で変更が可能となります。

 

 

つまり、どこの情報でもRPAに情報を読ませておけば自動で変更可能となるのです。

 

そして、人間の仕事は出力された(または保存された)請求書を確認すれば良いだけになるのです。

 

 

 

 

 

 

3.応用編〜案件リストに全て情報を盛り込む必要はない〜

案件リストに必要な情報を入力していれば、請求書に反映してくれることは分かっていただけたと思いますが、

実は、案件リスト以外からの情報を取ってくることも可能です。

 

 

と言うのも、会社によっては複数のシステムを使用していたり、

同じシステムでも他のページに分けて情報を管理していたりする場合もあると思います。

 

 

その場合は、RPAが特定の情報については、自動でそのシステムやページを見に行くシナリオを作成しておけば、

一つのリストへ全て情報を集約させておく必要はないのです。

 

 

 

既に他のシステムやページに入力してある情報は、新たに人間が転記する時間をかけるのではなく、

機械(RPA)にデータを探しにいかせるということが効率化への近道です。

 

 

 

 

4.期待できる効果

では、RPAでクライアント毎の請求書を作成することにより、どんな効果があるのでしょうか。

弊社では実際使用前と使用後では下記の2点が挙げられました。

 

  • 事務員の転記により発生していた入力ミスがなくなった
  • 請求書作成の時間が短縮された

 

 

 

事務員の転記により発生していた入力ミスがなくなった

従来、請求書を作成するときには必ず事務員による転記の作業が発生していました。

 

例えば、今回例にあげていたクライアント名やクライアントの整理番号等は、人間が手で変更している部分でありました。

そこが、自動化することにより、RPAが正確な情報を持ってきて、入力をしてくれるようになり、人的ミスがなくなりました。

 

 

請求書作成の時間が短縮された 

人間が作業していた時間を代わりに機械が担当することにより人間の業務負荷が減りました。

 

そして、弊社の場合は1人目の事務員が請求書を作成し、他の事務員がダブルチェックを行うという業務フローになっていました。

 

 

しかし、自動化することにより、RPAを一人目(請求書作成をする事務員)とみなし、

事務員はダブルチェックのみすればよいことになりました。

 

 

そのことにより、2人の人数をかけていた業務が1人でよくなったため、明らかに請求書作成にかける一人当たりの作業時間が短縮することになったのです。

 

 

また、従来は、クライアント毎にフォーマットが異なっていたため、その作法を覚えたりマニュアルを見返したりすることにも時間を使っていました。

 

そういった本来覚える必要のない無駄な情報を扱わなくなることにより、業務負荷が減ったと言えます。

 

 

 

 

 

 5.まとめ

今回は、数ある事務員の業務の中で請求書作成に焦点をあてて説明をしましたが、同じ要領で他の業務も自動化していくことができます。

 

短縮された時間は、もっと人間らしい仕事(クリエイティブな仕事や専門的な知識を要する仕事)に

割くことができるようになります。

 

また、人手不足の会社であれば、新たに人を採用するのではなく、

RPAのシナリオを増やすことにより業務をどんどん自動化させていくのも一つの方法だと思います。

 

 

実際、弊社では機械ができることは全て自動化する方針ですし、筆者は一事務員としてシナリオ作成に勤しむ毎日です。

 

 

 

 

 

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