2018.10.12
現在、日本国内においても企業内の経理業務は、IT化（電子化）が進んでいます。
普及の理由として、IT化によって効率化を行いつつ、コスト削減が可能になる事があげられます。
今回は、株式会社インフォマートが提供するITシステム
「BtoBプラットフォーム 請求書」について、事例と共に説明していきたいと思います。
このシステムは、2018/9/19時点で238,844社・589,524事業所で利用されています。
これだけ高いシェアを誇るITシステムには魅力がたくさんありそうですね。
まず、このシステムを4項目に分けて説明していきたいと思います。
１つ目は、取引先が請求書を発行した後、瞬時に請求書を受領することができます。
すなわち、月次決算が瞬時にできるため、その都度状況に見合った経営判断を行うことができます。
２つ目は、会計ソフトの手入力の手間や時間を削減させて、
さらに手入力時に起こりえる間違いを無くすことができます。
学習機能によって部門や勘定科目を自動で仕訳ことができるので、
会計システムにも自動で取込可能となっています。
３つ目として、承認リレーをシステム化することで、
経理業務の効率化だけでなく内部統制の強化につながります。
各会社の体制に合わせて担当者を登録し、
そのフローを可視化することで進捗情報の確認がスムーズに行うことができるようになります。
最後に４つ目として、
請求書作成にかかる手間や時間、そして紙代・印刷代・郵送代
の経費を削減することが可能になります。
支払金額確定データを当システムにアップロードすることで、自動で通知書が作成されます。
今まで紙で作成し郵送していた支払通知書をデータ作成、送信にすることで
業務コストや発送コストを大幅削減できます。
以上からわかるように、
このシステムを利用し、従来電話やFAX、郵便など時間とコストをかけて行われていた業務を
ペーパーレスすなわちデータ化することで
スピード感とミス削減による業務効率の向上、コスト削減、エコの実現がみこまれます。
では、実際に導入されどのように効果があったのか2社をケースとして挙げていきたいと思います。
まず、野村證券株式会社の事例です。
導入に踏み切った背景として、
年間約10万枚分の請求書を請求書1枚辺り1,500円以上掛かけて処理していたことが判明したからです。
2016年7月27日の取材の時点で、全国に159店舗、本社に126部室ありました。
その全店舗と全部室に経費の入力担当者を置き、神奈川に事務センターに一度集約して、
さらにそこから、人件費を抑えるため、
より人件費の安い中国の大連に事務センターにて手入力を行っていました。
電子化に移行しようにも、外部業者・取引先にコンタクトを取ると請求書のデータ化は困難であると言われたり、
データ受領しても種類や形式が一様ではないため修正作業にさらにコストがかさんでしまったりと問題が多くありました。
そこで、当システムを導入したところ、
「システム構築が不必要であること」
「ユーザーのPC端末でデータ化された請求書を処理し、
管理者がいつでも処理状況を確認できること」
「データ化された請求書に記載されている全ての情報を会計システムに取り込み、
手入力作業も含め紙の請求書に基づくこれまでのレガシープロセスが不要になること」
が判明し、全ての請求書のIT化が進んでいます。
結果として、システム上に作業履歴から請求書の送信、受取の状況確認といった作業をすることがなりました。
さらに運用を始めて半年で年間約10万枚の請求書を2.5万枚ほど減らすことができ、
数千万円のコスト削減に成功しました。
次に、コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社の実例についてまとめていきたいとお思います。
この会社は2018年1月1日付で、2社が統合して事業会社コカ・コーラボトラーズジャパンとなりました。
ボトラーと呼ばれる瓶詰会社は世界的に見て、統合によって経営の合理化を求めており、
日本国内においても統廃合を繰り返してきた歴史がありました。
しかし、会社としての規模も大きいため、
経営上での統合後も社内には各社の独自のシステムが残っていました。
そのため、会社名は同じでも、同じ取引先に複数枚の請求書を送っている状態だったのです。
この会社では、コカ・コーラの製造と販売を行う国内最大規模の清涼飲料企業として
月に約15万枚の請求書を発行していました。
人件費を除いた印刷代、封筒代、郵送費等で月間1,000万円以上の経費がコストとしてかかっていました。
郵送の場合だと、コストがかかるだけでなく、先方の手元に届くまでに日数も要し、
確実に届いたかどうかも把握できないデメリットもありました。
そのため、請求書のフォーマットややり取りの仕組みが標準化されており、
弊社の請求書業務も標準化できるこのシステムの導入に踏み切ったといいます。
このシステムを提供するインフォマートがもつ顧客の個人情報の保護やセキュリティ対策等の
管理運用ノウハウを利用することで、
自社で一から電子化ソリューションを構造するより低コストでIT化を実現することができました。
取材時は、導入から2ヶ月だったため正確な数字は出ていないですが、
システム導入前は、各拠点や子会社も含め40人以上が作業を行い、
時間にすると約150時間かけて明細書を行っていましたが、
今はデータのアップロードから請求書発行予約まで、約1時間しか要しないといいます。
このように、大幅な時間が節約されました。
最終的には月間15万通、年間で180万通の請求書を電子で発行することを目指しているそうです。
このうち75%程度までIT化できれば、年間約1億円以上のコスト削減が見込まれると予想しています。
これからの経理担当者は、IT化できる業務は積極的にITシステムを導入し、
分析や経理担当者自身のスキルアップといったことに時間をかけられることになります。
これらのケースから分かることは、
日本国内において経理業務のオペレーションのデジタル化は日々進んでおり、
コスト削減の面において非常に有益であることです。
また今後は、経理業務以外の業務においてもさらにIT化、
そしてペーパーレスが進むのではないかと考えられます。
「BtoBプラットフォーム 請求書」 株式会社インフォマート
https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp
「10万枚の請求書電子化がゴール！「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。」 株式会社インフォマート 2016/8
https://www.infomart.co.jp/case/0020.asp
「月間15万通の請求書を発行。年間1億円以上のコスト削減をめざし、ペーパーレス化に取り組みます。」 株式会社インフォマート 2018/2
https://www.infomart.co.jp/case/0091.asp
