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【経理×RPA】交通費精算をRPA化する具体的な方法を考えた

2018.07.17

交通費の計上は、どのように取り組んでいますか?

 

RPA」という言葉を聞いて、どのようなことをイメージしますか?

 

実際に「RPA」に関わっている人は具体的なイメージを持っておられるでしょうが、

初めて「RPA」という言葉を聞く人からすれば、

 

「また新しい言葉が出てきたけど、もてはやすだけもてはやして、今回もきっとそのうち消えていくのだろう」

 

と思っている人がいるかもしれません。

 

確かに「RPA」という言葉自体はこなれていないイメージがありますが、

その実態は、今後の仕事の現場においてかなり浸透していく可能性を秘めています

 

 

例えば、交通費を計上する場面を想定してみましょう。

 

「交通費」は、大企業や中堅企業だけでなく、中小企業をはじめ、個人商店や個人事業主でも、仕事をしている限り、ほぼ確実に発生する「経費」です。

つまり、ほとんどの人が関わっているとても身近な「経費」と言えます。

 

交通費の代表例として「通勤手当」が考えられますが、ここでは「通勤手当」以外の交通費を考えていきます。

月末(または翌月初)に交通費伝票を提出するルールを導入している企業を想定しています。

 

それでは、営業部の社員の立場と、経理部の社員の立場にわけて、それぞれのホンネを探っていきましょう。

 

 

営業部の社員のホンネ

商談先へ向かう途中、どのような話をするか、どのようなことを聞かれ、どのように答えるかを考えることで精いっぱいで、

とても交通費のことまで考える余裕はないかもしれません。

 

また、取引先からクレームが入り、「すぐに来い!」と言われた場合、

取引先までの交通費の計算を考えている余裕があるでしょうか

 

なぜクレームになったのかを反省し、どのようにお詫びするか、

どこまで会社として対応できるかを事前に確認しておくことに集中せざるを得ないのではないでしょうか。

 

 

さらには、新規開拓することが仕事の営業社員の場合はどうでしょうか。

上司から「回る件数が少ない!数字が上がらないのは、動いていないからだ!もっと数を増やして回れ!」とプレッシャーをかけられていた場合、

果たして交通費のことを考えながら営業候補先を一日に何件も移動することができるでしょうか。

 

 

このように、営業の仕事に取り組んでいると、なかなか交通費のことまで頭が回らないのが正直なところではないかと思います。

でも、月末になると交通費を申請しなければならないとしたら、果たして正確に移動区間の交通費を申請することができるでしょうか。

 

 

もちろん、移動区間を毎日しっかりメモに残し、正確に交通費を申請する社員がいるかもしれませんが、

「こんな感じじゃないかな?」という内容で申請せざるを得ない社員も中にはいるかもしれません。

 

新幹線をはじめとする長距離の移動や、タクシー代等を除き、

交通費は領収証の添付を求められることはないでしょうから、「自己申告」をすることになります。

 

そのため、どうしても正確な申請をすることが難しくなってきます。

 

また、「月末のこの忙しい時期に、なぜいちいち交通費伝票を書かなきゃいけないのか!」と思うこともあるでしょう。

そうなると、ますます正確な交通費の計上は難しくなっていきます。

 

 

経理部の社員のホンネ

経理部で働いていると、会社が動かしている「お金」を正確に計上していく必要があります。

 

億単位の手形決済をはじめ、すべての「お金」は正確な数字しかなく、出金・入金のどちらにおいても、

金額に誤差が生じた場合は、その原因を追究していく作業が待っています。

 

 

出金や入金をはじめとした内容を一つずつ把握し、それぞれの動きを仕訳して正確な経費計上、売上計上、

原価計上等をしていくわけですが、一円でも金額が一致しなければ、その原因を探っていかなければなりません。

 

どうしても誤差の原因が把握できず、誤差の金額が少額である場合は「使途不明金」として「仮払金」や「仮受金」として計上せざるを得ないこともあるでしょう。

 

でも、「使途不明金」が積み重なっていくと、どうしても管理が甘くなっていくことから、

その都度全力で原因究明を求められるのが経理部の社員としての立場ではないでしょうか。

 

そのような緊張感で仕事をしているとき、月末(あるいは翌月初)に営業部をはじめとする各社員の「交通費伝票」が回ってきます。

 

交通費伝票を1枚ずつチェックし、計算は合っているか、区間と申請金額に大きな誤りはないかなどを見ていきますが、

中には正確性が疑われるものも混じっているかもしれません。

上司の印鑑やサインがない伝票があるかもしれません。

 

その場合は、その社員にその旨指摘し、伝票の再提出を要請せざるを得ないのですが、

「今は忙しいから、上司のサインはそっち(経理部)でもらっておいてよ」

と言い返されることもあるのではないでしょうか。

 

 

経理部としては、普段から正確性を要求される業務に取り組んでいるにもかかわらず、「交通費」だけは少し色合いが異なります

 

全体の経費のうち、交通費の占める割合が軽微であれば、上司の印鑑やサインがあれば「有効」とみなし、

そのまま計上せざるを得ないのが現状かもしれません。

 

さらには、せっかく社員一人ひとりに交通費の申請をしてもらっているにもかかわらず、

最終的には会社としてのその月の交通費、あるいは部署ごとのその月の交通費の合計金額を把握することに追われ、

社員一人ひとりがどのような動きをしてきたのかということまでは把握する余裕がないのも事実ではないかと思われます。

 

 

RPA」を導入することで…

交通費計上において、このような事態に陥っている会社に、「RPA」を導入することを想定してみましょう。

 

まずは、営業部の立場から考えてみます。

 

いろいろな取引先を回る際、「いちいち交通費を計算している暇はない」というホンネを取り上げ、

RPA」で問題解決を図っていきます。

 

例えば、「交通費専用メールアドレス」を設け、移動するごとにスマートフォンで「出発駅」と「到着駅」を入力し、

「交通費専用メールアドレス」に送信すればよいこととします。

 

営業部の社員とすれば、いちいち交通費を計算する手間も省けるし、月末にその月の移動区間をまとめて思い出す必要もなくなります

 

営業部の上司としても、担当する営業社員の交通費伝票が一人1枚ずつ回ってくるわけではなく、

「交通費専用メールアドレス」に送信され、「RPA」が自動集計した社員ごとの交通費一覧表が経理部から回ってくるので、チェックする作業が簡略化されます。

 

また、一覧表を確認することで、社員一人ひとりがその月にどのような移動をしていたのか、

誰が多く移動し、誰があまり移動していなかったのかなどをチェックしやすくなります。

 

次に、経理部の立場から考えてみましょう。

 

社員一人ひとりが「交通費専用メールアドレス」に移動のたびにメール送信し、

「RPA」が自動集計していきますので、他の経費と同じように、より正確な金額を把握していくことが可能となっていきます。

 

また、社員一人ひとりの交通費伝票をチェックする手間からも解放され、部署ごとの上司にその月の交通費一覧表を提出し、

まとめて1枚にサインしてもらえれば済みますから、作業自体がかなり簡略化されます。

 

さらには、それまでは「全体の交通費」の金額を把握するために社員一人ひとりに交通費伝票を提出してもらっていたわけですが、

RPA」を通して社員ごとの移動区間が比較検討しやすくなりますので、

 

「今月は、〇〇さんが一番動いていたのだな」といったことや、

「〇〇さん、だんだん移動が少なくなってきているけど、大丈夫かな?

もし、疲れていたり、やる気をなくしていたりしたらいけないから、

早めに上司に報告しておいたほうがよいかもしれないな」

 

といったことが見えてきます。

 

 

このように、「RPA」を通して交通費計上の数値を、社員ごと、月ごとなどで比較検討することが可能となり、

そのデータをもとに考える余裕が出てきます

 

RPA」という言葉自体はあまり馴染みがないかもしれませんが、

その実態は社会のインフラのような存在になる可能性を秘めています

 

 

今回は「交通費計上」について「RPA」の導入を考えてみましたが、

何か新しいことを始めなければ「RPA」と関わりを持つことができない、というものではありません。

 

今、目の前にある課題を解決できる可能性を秘めていることから、誰にでもお馴染みな存在になり得るのが「RPA」なのです。

 

 

 

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