2018.07.03
こんにちは、Oといいます。
6月よりRPAエンジニアとして、RPAツール「UiPath」を活用したソリューション業務に携わっております。
前職では食品の営業事務に携わっており、日々の受注処理を中心に業務に携わっておりました。
当コラムでは、実際に営業事務経験のある私が、UiPathについての学習を通じて感じ取ったことを伝えていければと考えています。
先ほどもお伝えしたように、私自身、営業事務として業務に携わっていた経験がある中で、日々の業務効率を上げることがに努めてまいりました。
その中で、社内の主要なツールがMicrosoftのエクセル・ワードであったため、
マクロ・VBAといったシステムの使い方を覚え、業務に活用することで社内業務の効率化を進めてきました。
しかし、近年ではwebやクラウドを活用した受注システムの増加・取引先の増加による受注方法の多様化により、
各アプリケーション上での業務効率化しかできないというジレンマを抱えておりました。
そんな中、RPAという言葉を知り、業務の効率化に対して、より高い水準で貢献したいという志を持って飛び込んできました。
まずはRPAを導入することで何ができるのか、ということを、元営業事務から見てどう感じるか、
また、どのような効率化に結び付けられるかに焦点を当ててお話しできればと思います。
そもそも、RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、「ソフトウェアによるロボットを用いて業務の効率化を行うための技術」を指します。
その特性から、業務の中で発生する単純作業を自動化することで業務の効率化を図ることができます。
以前に実際に行った業務ですが、取引先がwebの受発注サービスを使用しており、
そのwebサービス上で請求書のPDFを発行し、取引先にメールで送付する、という業務がございました。
その業務を行う際に、どのような作業を行っていたかを以下の通り取りまとめました。
一つの業務を行うだけでも、これだけの作業が発生してしまいます。
作業に慣れてくればある程度の手間は省くことができますが、
すべての作業を自動で行ってくれるサービス・システムはほぼ存在しません。
しかし、RPAであれば、以上の業務を全てロボットに行わせることができます。
その結果、業務時間の短縮につながります。
上記作業を人間が行う必要がある、ということも注意する必要があります。
作業する人が普段と違う人の場合、抽出データの範囲を間違えてしまい、違う期間の取引データをダウンロードしてしまうかもしれません。
各取引先へのメールとなると、作業者の不注意によって取引先へのメールに違う企業の請求書を添付して送信してしまうかもしれません。
これらのエラーは、人間が作業をする以上必ずついて回る問題であり、
作業者は日々注意して作業を行うか、あるいは第三者によるダブルチェックをしてミスを防がなくてはなりません。
私は以前、日々の受注処理業務をこなしていましたが、単価チェック等で必ず他者の確認を取る必要がございました。
この場合、自分のタスクが終わっても確認してもらう第三者の作業の合間か、あるいは作業中であることを承知の上で確認を取る必要がございました。
その為、作業の合間に待ち時間が往々にして存在しており、その度に作業が停止してしまうといったことがございました。
RPAの技術を用いれば、ロボットは毎回同じ動きをしてくるので、迅速かつミスなくタスクをこなすことができます。
その結果、単純作業を行っている時間を、他の業務のために使うことができ、生産性の向上に繋がります。
エクセル関数・マクロを活用した処理を考えると、元データとして.csvや.txt等のテキストデータがなければ自動化できませんでした。
業務で頻繁に使用するPDFのような書類からデータを抜き出す際に
「そのPDFファイルを開き、必要な情報をエクセルに打ち込む」という作業を毎日行っている方もいると思います。
この作業も、RPAを活用することで、PDFファイルを読み込み、テキストとして出力することが可能です。
Web上の操作をトレースしてくれるだけでなく、毎月変動する数値も取得することができます。
これらのことから、RPAは非常に有用なシステムですが、以下のようなデメリットもございます。
RPAの大きな特徴は、業務の自動化ができることです。
素晴らしい技術ですが、実は大きなデメリットにもなっています。
例えば、取引先から単価100円の商品が3000個の発注があったとします。
もし単価が10円違う90円で計上されていたらどうなるでしょうか？
ベテランの事務員であれば気づくことができ、処理を行う前に各所へ確認してトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
もし、同様の処理をロボットが行った場合、単価の間違いに気づかずにそのまま処理を行ってしまいます。
また、発注数量が大きく違っていた場合も、同様に気づかずに処理してしまう可能性がございます。
ロボットは定型業務が得意であるが故に、間違った情報が入っていた場合の修正や、判断を必要とされる業務への適正は低いです。
もちろん、エラーの定義を決めればある程度の判断は可能となりますが、
微妙な場合の判断・細かな箇所への対応等には適しておりません。
また、機能の追加によるシステムの複雑化の原因にもなってしまいます。
RPAの場合、一度設定した業務を自動で行ってくれます。
ですが、もし業務フローが追加・変更となった場合は注意を要します。
毎月の業務において月ごとに変更の発生する可能性がある業務をロボットに行わせようとすると、
毎月機能の追加、変更を行う必要がでてきます。
そのため、業務フローが定まっていない業務の場合、業務フローを固定化するまでは、人が作業したほうが効率的な場合もあります。
定期的な改修も必要となるため、結果的にコスト増になってしまう可能性もあります。
これまで、RPAに関するメリットとデメリットを挙げてきました。
現時点では定型業務の効率化が大きな役割となるでしょう。
しかし、RPAとは業務効率化のためのテクノロジーであり、今後もアップデート等で対処可能な範囲が拡大していくと考えられています。
ただし、決してRPAを導入しなくてはいけない、というわけではないと考えております。
業務の改善といっても様々な手段があります。
今回は、業務の改善のためにRPAが最適か、ということを考えるための要素として捉えていただきたいと思います。
それよりもまず、このようなテクノロジーがあるということを知っている方が一人でも多くなることが重要であると考えています。
私も、以前の職場では、エクセルやワードの使用が業務の中心であり、
それらを有効活用することで、作業をいかに効率化するか、という考えの中で業務に努めておりました。
RPAという単語も、今年に入ってから初めて聞きました。
どのようなサービスでも言えることですが、それらのテクノロジーを必要としている業界ほど、
そのようなテクノロジーがあることすら気づいていないことが多いと感じます。
必要なテクノロジーを与えることで、会社の生産性が上がり、業務を効率化することができるにも関わらず、
ただ知らないからという理由だけで、多くの企業が現代社会の最先端のテクノロジーの恩恵を得られていないように思えます。
生産効率の向上のため、RPAを活用した作業の自動化という選択肢があるということを、頭の片隅にでも覚えておいていただければ良いと思います。
営業事務として現場の業務に携わった者として、作業時間の短縮は至上命題だと考えています。
RPAという技術を、作業効率を高め、生産性を向上させるための一つの手段として考えていただける方が一人でも多くなれば、と願っています。
