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EXCEL(マクロ)に変わるツール~RPAによる自動化~

2018.06.19

 今回はEXCEL(マクロ)とRPAの違いについて説明するとともに、

EXCEL(マクロ)での業務をRPAにすることによるメリット、

実例やさらにRPAとエクセル(マクロ)の組み合わせについてご紹介したいと思います。

 

 

EXCEL(マクロ)とRPAの違いについて

 EXCEL自体は多くの方が使われていると思いますが、その中にマクロと呼ばれる機能が備わっています。

 

 

マクロとは、プログラムの複数の命令を順番通りに実行するものと考えてもらえればいいかと思います。

つまり、EXCELのマクロを活用すると、EXCEL内の定型作業(繰り返される作業)を自動で実施することができます。

 

 

例えば、EXCELに記入した売上データを週次でレポート化するなど、ある曜日だけに抽出するなどです。

 

 実はRPAについても、同様にプログラムを用いて自動化をします(ただマクロより比較的簡単に使用できる)。

つまり、プログラムのスキルが必要になります。

 

 

しかし、EXCEL(マクロ)とRPAで異なるのは、自動化できる範囲です。

 

マクロはEXCEL内のデータを活用して自動化しますが、

RPAについてはブラウザ画面の情報収集も自動化できるため、

PCで操作する大方の動きをあらかじめ決めておけば、自動化できるようになります。

 

ブラウザ画面で情報収集できるものとして参考に以下の記事を読んで頂ければと思います。

 

 

【Webマーケティングの効率化~RPAを活用して~】

Webマーケティングの効率化~RPAを活用して~

 

 

 他には、経費精算のフォーマットをRPAで行いますと、乗車駅や降車駅のリストがあれば、自動でルート検索をして金額まで記入してくれます。

 

 

EXCEL(マクロ)の業務をRPAに変えることによるメリット

 前述にて少々申しましたが、EXCEL(マクロ)にてプログラムするスキルの方がRPAのスキルよりも難しいと思います。

 

また、意外にマクロ(VBA)のスキルをもつ人は少なく、その人が辞めてしまうとEXCEL(マクロ)の修正が難しくなります。

それに比べてRPAは、アイコンのようなものを用いて自動でプログラムされるため、比較的専門知識がなくても簡単に自動化ができます。

 

このようにマクロを用いていたとしても、RPAにするメリットがあります。

 

 

 実際に三井住友海上はEXCEL(マクロ)を導入したのち、RPAを活用しました。

(出所:IT mediaEXCELマクロで年間35万時間を削減、それでも三井住友海上がRPAを導入した理由:

http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1801/22/news008.html」)

 

 

もともと、保険契約条件をEXCELに入力するだけで、Webの保険料計算システムで再計算できるマクロを作成していました。

 

EXCEL上でボタンをクリックすると、ブラウザが立ち上がり、

自動でEXCELに記載のある内容をWebブラウザ上の保険計算システムに埋め込むというものです。

 

このマクロによって1件処理するのに1時間かかっていた業務が、数分で終わるようになりました。

 

 その結果年間35万時間を削減でき、現在では300以上の業務に反映されています。

 

しかしながら、幾つかの課題が浮き彫りになりました。

例えばひとつ例を挙げると、まずVBA(マクロ)による対応範囲の制限です。

 

その他システムと連動させる場合、EXCELと親和性の低いブラウザやオフラインソフトとの組み合わせが難しく、自動化が困難です。

 

また、このような新たなサービスでありがちな、

賛同者やニーズが一部(わかりやすい業務、イメージしやすい業務)に偏っており、

全体的な効率化を図りづらいという課題もありました。

 

 そこでアクセンチュアの提案を受け、RPA製品ではなく、

まず作業ログの分析ツール(40人のPCに操作ログツールを入れる)を導入しました。

 

2ヶ月ほどログの収集を行ったところ、全業務時間の18%が自動化できると判明しました。

この結果、VBAに親和性のない操作に対してRPAを導入し、さらなる業務の自動化を図りました。

 

 

RPAEXCEL(マクロ)の組み合わせ

 いきなりRPAを導入すると、今まで業務をEXCEL(マクロ)で行っていた方に戸惑いが生じます。

 

そのため、RPAEXCEL(マクロ)との組み合わせも実務では行われています。

例えば、販売管理システムに登録されている出荷指示データをシステムが定期的にCSVファイルに出力します。

 

一方で、販売管理システムには登録が難しい細かな出荷付帯情報がある場合に、

担当者が別途Excelファイルに付帯情報を記載。

 

この2つのファイルをExcel VBAマクロで結合し出荷指示書を作成し出荷担当者にメールを配信しています。

元々は2つのファイルを目視で確認していました。

 

RPAで完全自動化も出来たものの、使い慣れたEXCELフォーマットを残し、

組み合わせすることとなりました。

(出所:https://www.infoteria.com/jp/warp/blog/aug/20180416/aug_tokyo_30717.html

 

 

 基本的にはEXCEL(マクロ)で完結する部分はEXCELで問題ないのですが、

EXCEL以外の要素に対して、EXCELのように使えるのがRPAです。

 

RPAで自動化した業務を最終的にEXCEL(マクロ)の関数を用いて最終化するような事例もあります。

RPAEXCELのように細かい関数には弱いため)

 

 

その他RPA導入事例

 他のRPA導入事例については、ユニリーバ・ジャパン・カスタマーマーケティングがあります。

(出所:http://rpa-technologies.com/about/#07-05

 

 

課題としては、各製品に興味を持ってブランドサイトを訪れたユーザーを自社運営による比較ポータルサイトを経由して、

スムーズに販売パートナーであるECサイトへ誘導するというものです。

 

 

例えば、「ECサイトの在庫、価格、ポイント還元率などの情報を取得し、適切に表示する」

という作業に必要なタスク項目は、おおよそ3,000項目以上。

 

3人が24時間働き続けても、1週間以上はかかる作業になります。

 

システム導入も検討されましたが、初期費用や運用費が高く、

運用中も想定外支出が発生することからRPA導入をされました。

 

 

 RPAによるソリューリョンとしては、既存のブランドサイト内に製品価格を比較するポータプルサイトを新設。

 

オンライン上のさまざまなチャネルで販売されている自社製品に関する情報の取得をRPA化してリアルタイムでの表示ができるようになりました。

 

その結果、比較ポータルサイト上で価格や送料、ポイントといった重要な消費者ニーズを即時に把握できるようになり、

自社製品の販売動向を把握し、効果的な戦略を図れるようになりました。

 

 

また、営業方針として掲げる店内の商品割合を改善・管理するための社内ツールとして、

比較ポータルサイトを利用できるようになりました。

 

さらにユーザービリティが向上し、ブランドサイトからECサイトへのトラフィックが上昇した、

多数ある販売パートナーのECサイトへ効果的に誘導できるようになり、

各社の売上向上に貢献することができるようになりました。

 

 

RPA導入するにあたり必要なこと

 例をみると、RPAを導入することが非常に簡単に見えますが、注意点もあります。

 

それは、三井住友海上の例でも同じですが、ツール作成にあたり細かいヒアリングを実施していることです。

 

特にバックグラウンドの業務は属人化されていることや定型化されていないことがあります。

 

マニュアルがあっても実態とは多少かけ離れていたりなど、

ツール開発する前の業務の見える化や標準化といった作業が必要になるわけです。

 

 

もしRPAの導入を検討している場合は、

一度業務の標準化、見える化がなされているかどうかを確認し、

場合によっては業務コンサル会社などを活用して業務を見直す方が良いと思います。

 

 

さいごに

 EXCELのマクロを活用している方はぜひRPA導入の検討をして頂ければと思いますが、

それを機会にそもそも業務について定型化されているかどうか、

誰もが同じ認識を持っているかどうかなどを一度振り返ってから、

導入を検討するのが良いと思います。

 

 

弊社ではRPAの開発だけではなく、業務フローの見える化や標準化を行っています

ぜひ気軽にお問い合わせください。

 

 

■お問い合わせ

https://rpa-biz.com/?page_id=88

 

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